Марина, добрый день!
В соответствии с требованиями части 2 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» оператор – это государственный или муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующее или осуществляющее обработку персональных данных с определенными целями.
В соответствии со статьей 22 Федерального закона «О персональных данных» операторы, осуществляющие обработку персональных данных, обязаны до начала обработки персональных данных уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных.
На официальном сайте РКН есть даже рекомендации по составлению политики по обработке персональных данных https://rkn.gov.ru/personal-data/p908/
Поэтому вы являетесь оператором персональных данных.
Однако, оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных:
1) включенных в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;
2) в случае, если оператор осуществляет деятельность по обработке персональных данных исключительно без использования средств автоматизации;
3) обрабатываемых в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.
Образец Уведомления можно посмотреть на сайте https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-registry-documents/
На портале Персональные данные реализована функция по заполнению уведомлений об обработке персональных данных в электронной форме — https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/.
Уведомление Роскомнадзора — разовая акция. Если ваша компания уже будет в реестре, подавать заявку повторно не нужно.
Относительно отчетности — лучше обратиться напрямую в РКН и уточнить все детали. так сказать, от первого лица.
Удачи вам!