Кирилл, добрый день!
Доверенность оформить можно вне зависимости от того, состоит ли в штате представитель.
Так, в Письме ФНС России от 26.06.2013 N ЕД-4-3/11569 «О передаче полномочий руководителя экономического субъекта по подписанию бухгалтерской (финансовой) отчетности иному лицу на основании доверенности»
Вместе с тем, если иное не предусмотрено уставом экономического субъекта, руководитель экономического субъекта вправе передать свои полномочия на основе доверенности, в том числе на подписание бухгалтерской (финансовой) отчетности, без сообщения об этом органам управления экономическим субъектом.
www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_148205/
Доверенность можно сделать на любой срок согласно ст. 186 ГК РФ. В доверенности прописываете те действия уполномоченного доверенностью лица, которые желаете на него возложить. Доверенность подписывает руководитель (директор) компании.
При этом не исключен риск привлечения внимания ИФНС относительно подмены трудовых отношений путем совершения действия по доверенности. Но налоговой нужно будет доказать, что фактически имеют место быть трудовые отношения между ООО и лицом, действующим по доверенности. В данном случае нужно смотреть каков объем операций, совершенных по доверенности, в целом и объем (количество) однотипных операций, а также длительность совершения действий по доверенности вкупе с наличием признаков трудовых отношений (условий, характерных для трудовых отношений). Сами по себе совершаемые по доверенности действия не могут подтверждать факт существования между представителем и представляемым (организацией) трудовых отношений, но если в действительности имеют место быть признаки трудовых отношений, то вполне наверняка отношения будут квалифицированы как трудовые со всеми вытекающими отсюда последствиями для организации, в частности, налоговыми (взыскание НДФЛ, страховых взносов, пени, штрафа).