Подскажите, как мы можем обосновать отказ о выплате штрафа (учитывая, что коллега передала пропуск мне, а я сотрудник БЦ, а не "третье лицо")?

Светлана, дело в том, что если в договоре аренды, заключенном между Вашим работодателем и БЦ имеется пункт, в котором указано, что при нарушении арендатором, либо его сотрудниками правил БЦ, к нему (арендатору, либо работнику) применяются санкции, указанные в правилах, то требование об оплате штрафа правомерно, поскольку Ваш работодатель подписывая договор аренды с БЦ согласился с данным пунктом, но, в договоре аренды должно быть ещё указано, что арендатор обязуется ознакомить своих сотрудников с правилами БЦ.

Вот именно от этого и нужно отталкиваться, то есть если Ваш работодатель Вас и Вашу коллегу не ознакомил с правилами БЦ в письменном виде, то отвечать за данное правонарушение должен именно работодатель, поскольку Вы не были ознакомлены с правилами БЦ и понятия не имели какие имеются ограниченияи запреты.

С учетом моего ответа выше далее:

Начнем с трудовых отношения между Вами и работодателем если с Вами заключен трудовой договор.

Понятие рабочего места приведено в статье ТК РФ Статья 209. Основные понятия, можете ознакомиться полностью пройдя по следующей ссылке:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/78f36e7afa535cf23e1e865a0f38cd3d230eecf0/

Из статьи следует, что:

Рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Ваши права как работника закреплены в статье ТК РФ Статья 21. Основные права и обязанности работника:

Работник имеет право на:

рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;-https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/b94bd4dad3b39d0497eb33b8fc3d99356959c2da/

С учетом изложенного Ваш допуск к рабочему месту обеспечивается в том числе выданным Вам  пропуском.

Так вот, если правилами внутреннего трудового распорядка Вашего работодателя. определен порядок регулирующий то. что каждый из работников обязан  иметь свой пропуск, и по нему ему соответственно и обеспечивается допуск к его рабочему месту, Ваша коллега и Вы нарушили дисциплину труда. за что может наступить — дисциплинарная ответственность.

В соответствии со статьей   ТК РФ Статья 56. Понятие трудового договора. Стороны трудового договора:

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым ...работник обязуется… соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.-www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/0bcb36bb1684e9183927055e83f44ce0bac15487/

Понятия дисциплины труда и правил внутреннего трудового распорядка приведены в статье ТК РФ Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок, можете ознакомиться полностью пройдя по следующей ссылке:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/0bcb36bb1684e9183927055e83f44ce0bac15487/

С правилами внутреннего трудового распорядка Вас были обязаны ознакомить еще при приеме на работу, что указано в статье ТК РФ Статья 68. Оформление приема на работу-https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/1d91a5e82050178caef5d0eea647ee6caf4effd1/

При этом работодатель обязан установить дисциплинарный проступок, вину работника, без наличия таких основан привлечение к дисциплинарной ответственности будет являться незаконным.

Как правильно проводится проверка с позиции роструда РФ, например можете посмотреть по следующей официальной ссылке:

Действия работодателя при привлечении работника к дисциплинарной ответственности (кроме увольнения)-https://онлайнинспекция.рф/instruction/264

Также порядок регулируется статьями:

ТК РФ Статья 192. Дисциплинарные взыскания-https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/3a3bad3e8cac339021393236fd85d5a46a357735/

ТК РФ Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий-https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/43ed606b7fffbec97c5ef7e6037b56e62094b34d/

При этом такого вида дисциплинарного взыскания как  — штраф, приведенная выше статья 192 Трудового кодекса РФ не предусматривает, т.е. никакого штрафа быть по закону не может, в данной ситуации это либо замечание, либо максимум выговор.

Дополнительную информацию также например можете посмотреть здесь:https://e-kontur.ru/enquiry/1475/mozhno-li-shtrafovat-sotrudnikov

Если же правилами внутреннего трудового распорядка таких требований не предусмотрено, нарушений ни Вы ни Ваша коллега дисциплины труда не допускали в таком случае, и дисциплинарная ответственность наступить не может.

Далее я продолжу в следующем ответе ниже.

С учетом моих ответов выше далее:

Теперь что касается отношений    связанных  с пропускным режимом в здание в общем.

В их требовании  если Вы заметили имеется ссылка на их внутреннее Положение утвержденное и принятое общим собранием собственников, которое касается -  Пользователей и Посетителей.

Т.е. начать необходимо с того,  кем Вы являетесь по данному пропуску,  Пользователем или Посетителем в рамках их положения.

В рассматриваемой ситуации я считаю Вы не относитесь ни к Пользователям это насколько я понимаю арендаторы по договорам аренды помещений.

ГК РФ Статья 606. Договор аренды

По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.-https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_9027/8e256230160d28d197e580c7b426efaffbb4e140/

Вы в правоотношения по пользованию с владельцами не вступали и соответствующий договор не заключали.

Т.е.  Пользователем является видимо Ваш работодатель, т.е. ООО «Алькор и КО»,  сотрудником которого Вы являетесь.соответственно Вы являетесь Посетителем, и посещаете здание с целью осуществлениями Вами трудовой деятельности у своего работодателя на своем рабочем месте.

Между тем, в их требовании Вы указаны как Пользователь, и  санкции применяемые к Пользователям, а значит к Вам они применены быть не могут,  уже только по этой причине.

Далее я продолжу в следующем ответе ниже.