Здравствуйте, Михаил.
Ваш коллега прав, поскольку будет иметь место воспроизведение (т.е. копирование) экземпляра произведения.
Обратимся к пп. 1 п. 2 ст. 1270 ГК РФ:
воспроизведение произведения, то есть
изготовление одного и более экземпляра произведения или его части в
любой материальной форме, в том числе в форме звуко- или видеозаписи,
изготовление в трех измерениях одного и более экземпляра двухмерного
произведения и в двух измерениях одного и более экземпляра трехмерного
произведения. При этом запись произведения на электронном носителе, в
том числе запись в память ЭВМ, также считается воспроизведением, кроме
случая, когда такая запись является временной и составляет неотъемлемую и
существенную часть технологического процесса, имеющего единственной
целью правомерное использование записи или правомерное доведение
произведения до всеобщего сведения
Отсюда, если Ваш коллега отправит Вам письмо, а Вы даже не получите его, то действия автора произведения приведут к тому, что из-за таких действий отправителя будет создан как минимум ещё один экземпляр произведения почтовой службой в качестве приложения к письму, и это не будет временной записью. «Оригинальный файл», к сожалению, прислать физически невозможно, ибо в любом случае будет иметь место создании копии.
Представляется, что обойти ограничение можно путём предоставления временного доступа к файлу в электронном виде на компьютере автора. Существует масса способов предоставить удалённый доступ к папкам и файлам (ещё говорят — «расшарить», от «share» с английского) в любой операционной системе (кроме, наверное, самых «экзотических»). В этом случае, если пользователь, которому предоставлен доступ к файлу, не будет «сохранять» его на какой-либо носитель (в т.ч. на свой компьютер), то будет иметь место только временная запись в оперативную память компьютера пользователя и/или временную папку (кэш), которая и в самом деле «составляет неотъемлемую и
существенную часть технологического процесса», и нарушения не будет.
В этом случае не будет ни распространения, ни воспроизведения (копирования) экземпляра произведения.
А вообще, желательно видеть сам договор, ибо способов правомерного использования можно было бы больше увидеть.
С уважением, Бардов Иван.
