И вообще имеют ли они право так делать без списания в расчётный лист?

Доброго времени суток, что что то удержать необходимо соблюсти порядок установленный ТК РФ.

1. Установление размера причиненного работником ущерба
 
В соответствии с ч. 1 ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, которые исчисляются исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. Если невозможно установить день причинения ущерба, то работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения (абз. 2 п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52).
Особый порядок определения размера ущерба может быть установлен федеральным законом в следующих случаях (ч. 2 ст. 246 ТК РФ):
— ущерб причинен работодателю хищением, умышленной порчей, недостачей или утратой отдельных видов имущества и других ценностей;
— фактический размер причиненного ущерба превышает его номинальный размер.
Например, согласно п. 6 ст. 59 Федерального закона от 08.01.1998 N 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах» работник несет материальную ответственность в размере 100-кратного размера прямого действительного ущерба, причиненного работодателю — юридическому лицу в результате хищения либо недостачи наркотических средств, психотропных веществ или их прекурсоров.
 
2. Проведение проверки для установления размера причиненного работником ущерба
 
До принятия решения о возмещении работником ущерба работодатель должен провести проверку и установить размер ущерба, а также причины его возникновения (ч. 1 ст. 247 ТК РФ).
Размер ущерба, причиненного имуществу работодателя, в частности, можно установить в ходе инвентаризации путем выявления расхождений между фактическим наличием имущества и данными регистров бухгалтерского учета. Такой вывод следует из ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).
Кроме того, необходимо истребовать от работника письменные объяснения для установления причины возникновения ущерба. Если он отказывается или уклоняется от предоставления объяснения, то нужно составить об этом акт (ч. 2 ст. 247 ТК РФ).
Истребование от работника, причинившего ущерб, письменного объяснения
 
Установленный порядок привлечения работника к материальной ответственности также обязателен в отношении бывшего работника. Данный вывод подтверждает Обзор практики рассмотрения судами дел о материальной ответственности работника, утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018.
 
3. Проведение служебного расследования для установления причин возникновения ущерба
 
Помимо инвентаризации работодателю необходимо провести служебное расследование для установления причин возникновения ущерба. Для этого работодатель вправе создать комиссию, включив в нее соответствующих специалистов (ч. 1 ст. 247 ТК РФ). В состав такой комиссии рекомендуется включить юрисконсульта, экономиста, работника кадровой службы и службы безопасности. Комиссия создается приказом, составленным в произвольной форме и подписанным руководителем организации. Члены комиссии должны быть ознакомлены с данным документом под подпись.
Комиссия должна установить следующее:
— отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника;
— противоправность поведения работника, причинившего вред имуществу работодателя;
— вина работника в причинении ущерба;
— причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом;
— наличие прямого действительного ущерба работодателя.
См. образец заполнения приказа.
 
4. Истребование от работника, причинившего ущерб, письменного объяснения
 
В соответствии с ч. 2 ст. 247 ТК РФ работодатель обязан истребовать от работника письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба. Такое объяснение можно запросить путем направления работнику соответствующего уведомления. В случае отказа от проставления подписи в подтверждение ознакомления с уведомлением его необходимо зачитать работнику вслух в присутствии свидетелей.
Если работник согласен добровольно предоставить указанное объяснение, то запрашивать его письменно нет необходимости.
Отказ или уклонение работника от дачи объяснений оформляется актом (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). С данным документом нужно ознакомить работника под подпись. Если работник отказывается поставить подпись, в акте нужно сделать соответствующую отметку.
Трудовым кодексом РФ не установлен срок, в течение которого с работника нужно истребовать письменное объяснение. Следовательно, работодатель может запросить его, например, с момента обнаружения ущерба, а также во время служебного расследования или после него.
См. образец заполнения уведомления.
 
5. Заключение комиссии по результатам служебного расследования причин возникновения ущерба
 
По результатам служебного расследования составляется акт, который подписывают все участники комиссии. В акте отражаются факты, установленные комиссией, в частности:
— вина работника;
— противоправность совершенных действий;
— причинно-следственная связь между действиями работника и возникшим у работодателя ущербом.
К акту могут быть также приложены материалы инвентаризации, письменные объяснения работника и другие документы.

Работодатель имеет право привлекать работников к материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (абз. 6 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Согласно ч. 1 ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. В ч. 2 данной статьи определено, что под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если последний несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.
Следовательно, к прямому действительному ущербу можно, например, отнести недостачу денежных и имущественных ценностей, порчу оборудования и материалов работодателя, расходы на ремонт поврежденного имущества. Аналогичный вывод содержится в письме Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1.