Здравствуйте, Иван! По вашей ситуации-
1. Согласно части 2 ст. 30 Жилищного кодекса РФ —
Собственник жилого помещения вправе предоставить во владение и (или) в пользование принадлежащее ему на праве собственности жилое помещение гражданину на основании договора найма, договора безвозмездного пользования или на ином законном основании, а также юридическому лицу на основании договора аренды или на ином законном основании с учетом требований, установленных гражданским законодательством, настоящим Кодексом.
2.Но вы пишете, что являетесь только собственником доли в квартире, у вас не определен порядок пользования комнатами, то есть не оформлдено у вас право пользования отдельной комнатой, т.е. отдельным жилам помещением, а согласно ст. 16 Жилищного кодекса к жилым помещениям относятся в том числе-квартира, часть квартиры; комната. Но часть 4 указанной статьи ЖК определяет, что-
Комнатой признается часть жилого дома или квартиры, предназначенная для использования в качестве места непосредственного проживания граждан в жилом доме или квартире.
3.Поэтому у вас 2 варианта- или получать согласие других собственников (на практике большинство граждан так и делают), либо установаить порядок пользования либо по соглашению, либо по решению суда согласно ст.247 Гражданского кодекса РФ, и после этого вы получите право, закрепленной в части 2 ст. 30 Жилищного кодекса РФ сдать вашу комнату без чьего-либо согласия.
должен ли быть от них документ с согласием или отказом?
Если другие собственники согласны на вселение арендатора, то лучше получить это согласие в письменном виде, можно в форме расписки. Также Вы можете оформить это согласие путем заключения соглашения между всеми собственниками о порядке пользования квартирой, указав о согласии на вселение арендатора. Все собственники подпишут данное соглашение. Если согласия не будет, то придется обращаться в суд с иском об определении порядка пользования квартирой. Письменный отказ не обязателен.