Здравствуйте, Георгий.
Вашей маме достаточно обратитсья к нотариусу, предоставив документы, подтверждающие родство (свое свидетельство о рождении, а также о браке, если она меняла фамилию) и смерть деда, при этом свидетельство о смерти она может получить в ЗАГСе как родственник умершего. Кроме того, оповестить банк, где были вклады о смерти вкладчика.
Если наследственное дело нотариусом уже открыто, мама будет включена в число наследников, а все имущество деда, которое у него было на день смерти будет включено в состав наследства. Нотариус при этом по просьбе мамы самостоятельно направит в банк запрос о вкладах, в Росреестр -о его недвижимом имуществе.
И в таком случае, такое обстоятельство, как
старшая дочь забрала себе все документы подтверждающие что у деда что то было
не будет иметь никакого значения.
Мама также вправе написать у нотариуса заявление о принятии мер по охране наследства в соответствии со ст.1172 ГК РФ.
Если наследственное дело уже открыто, то свидетельство о смерти предоставлять не требуется. Открывалось ли наследственное дело, и если да, то у какого нотариуса, можно выяснить по реестру наследственных дел по ссылке https://notariat.ru/ru-ru/help/probate-cases/