Здравствуйте! Если я правильно Вас понял, то:
Согласно ст. 238 ТК Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.
Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.
При это стоит отметить, что водитель не является материально ответственным лицом. Тем не менее, если есть соглашение с работодателем о материальной ответственности, то для привлечения организация должна доказать размер ущерба, по результатам служебной проверки выявить виновное лицо, взять с последнего объяснительную записку, а также ознакомить признанного виновным с результатами служебной проверки. Поэтому объяснительная должна содержать доводы исключающие вину.
В случае если не согласны с результатами служебной проверки, то
ТК РФ Статья 386. Срок обращения в комиссию по трудовым спорам
Работник может обратиться в комиссию по трудовым спорам в трехмесячный срок со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права.
В случае пропуска по уважительным причинам установленного срока комиссия по трудовым спорам может его восстановить и разрешить спор по существу.
Комиссии по трудовым спорам образуются по инициативе работников (представительного органа работников) и (или) работодателя (организации, индивидуального предпринимателя) из равного числа представителей работников и работодателя.
Также законом возможно и обращение в Суд по нарушению права.
ТК РФ Статья 382. Органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров
Индивидуальные трудовые споры рассматриваются комиссиями по трудовым спорам и судами.
А в какой форме требуют?