Здравствуйте Сергей.
данные в росреестре и получил ответ, что он был в аренде у физ лица с 23.09.2013 по 12.07.2018.
Указанные сведения в таком случае подтверждают то. что участок не находится в аренде в другого лица.
Если на тот период времени и получения этих сведения из Росреестра, Вы и обратились в администрацию с заявлением, Вам был дан официальный письменный отказ, Вы вправе признать такой отказ незаконным.
Земельный кодекс РФ
ЗК РФ Статья 22. Аренда земельных участков
2. Земельные участки, за исключением указанных в пункте 4 статьи 27 настоящего Кодекса, могут быть предоставлены в аренду в соответствии с гражданским законодательством и настоящим Кодексом.
Статья 39.11. Подготовка и организация аукциона по продаже земельного участка, находящегося в государственной или муниципальной собственности, или аукциона на право заключения договора аренды земельного участка, находящегося в государственной или муниципальной собственности
8. Земельный участок, находящийся в государственной или муниципальной собственности, не может быть предметом аукциона, если:
7) земельный участок предоставлен на праве постоянного (бессрочного) пользования, безвозмездного пользования, пожизненного наследуемого владения или аренды;
Тогда отказ точно не законный, так как запись в ЕГРН носит только учетно-регистрационный характер и истечение срока договора делает ее не актуальной (но к сожалению в 218-ФЗ нет норм по исключении без заявления правообладателя сведений об обремении по истечению их срока. И они могут висеть там очень долго, пока данные записи не будут погашены по заявлению правообладателя или на основании решения суда). Поэтому Вы имеете полно право оспорить отказ.