Правомерно ли использование электронного документооборота при принятии заявлений от сотрудников

Здравствуйте Екатерина, сначала по заявлению на отпуск-

«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ 

 Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

то есть самое основное-это уход сотрудника в отпуск, согласно графику отпусков. и он должен быть извещен об этом под роспись.

При этом, если заявление на отпуск получено по официальной электронной почты фирмы, которая указана у Вас в трудовом договоре, либо указана к примеру на официальном сайте компании и оно подписано электронной подписью, то можно такое заявление принять. Вообще если у вас есть график отпусков-такое заявление не является обязательным,  а значит отпуск предоставляется согласно графику отпусков.

2) остальные заявления на мат помощь, соц льготы, путевка, мед помощь

так согласно ст. 6 закона Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.

то есть электронное заявление, подписанное электронной подписью, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью.

Если такой подписи у сотрудника нет-предложите ему её оформить или продублировать данное заявление обычной почтой или через представителя нарочно, либо отдать оригинал заявления лично.

Здравствуйте, Екатерина.

Электронный документооборот без подписи самого сотрудника возможен при наличии ЭЦП и если это предусмотрено трудовым договором между работником и работодателем. ТК РФ Статья 312.1. указывает:

используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу...

Электронный документооборот в настоящее время получает широкое распространение в рамках гражданско-правовых отношений (при дистанционном оказании услуг, например). В трудовом праве у работников более защищенное положение (которое в некоторых случаях некоторым и мешает), поэтому требуется наличие подписи.  

Здравствуйте, Екатерина.

В силу того, что соблюдение графика отпусков обязательно как для работника так и работодателя (ч.3 ст.123 ТК РФ), и учитывая обязанность работодателя извещать Вас о начале отпуска в письменной форме, то решение Вашего вопроса зависит от того, идете ли Вы в отпуск по графику или вне графика.

Если по графику, то Вы заявление об отпуске не обязательно.

Имеется разъясняющее Письмо Роструда от 30 июля 2014 года № 1693-6-, согласно которому

По вопросу извещения сотрудников о начале отпуска сообщаем, что часть 3 статьи 123 ТК РФ требует от работодателя извещения каждого работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

По нашему мнению, формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. Также считаем допустимым внести изменения в форму № Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска.

Согласно п. 5.5.4 Положения о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.06.2004г. № 324, Роструд осуществляет информирование и консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Если же отпуск не по графику, или графика нет совсем, от Вас обязательно предоставление заявления.

 Что касается документооборота, порядок его ведения устанавливается локальными актами работодателя.

Если нет и таковых, то в общем-то, в ТК РФ нет запрета на предоставление заявлений в электронном виде как и  обязательности заявлений именно на бумажном носителе, да и вообще каких-либо требований к ним помимо соблюдения письменной формы заявлений. Главное, чтобы эта  письменная форма соблюдалась, что и выполняется при направления скана заявления.

При этом, независимо от того, направляется заявление работника в электронном или бумажном виде, такое заявление должно позволять определенно установить, что оно исходит от конкретного работника.

 Для документов, составляемых на бумажном носителе (сканы), — это собственноручная подпись работника.

Если документ составлен в электронной форме, единственным предусмотренным законом способом установить, от кого он исходит, является использование электронной подписи. 

Добрый день, Екатерина!

1. заявления на отпуск 2. заявления, связанные с оплатой труда 3. заявления на получение социальных льгот: путевки, медицинская помощь, вычет за питание из зарплаты и т.д. Спасибо!

Все указанные Вами заявления должны быть подписаны, это надо понимать. Иначе невозможно точно установить, что заявление подано конкретным работником. Подпись может быть как собственноручной («живой»), так и электронной.

Электронный документооборот сейчас применяется повсеместно. При этом далеко не все работники, участвующие в электронном документообороте, имеют электронную подпись (они ее не имеют чаще всего). 

1) электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;    

1. Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:
1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Это выдержки из ФЗ «Об электронной подписи».

Более того, в Трудовом кодексе РФ упоминание электронных подписей есть только касательно отношений с дистанционными работниками. 

Таким образом, я бы рекомендовал Вам требовать только собственноручную (живую) подпись в указанных Вами видах заявлений. Если, конечно, речь не идет о дистанционных работниках. 

С уважением!