В каких случаях нужен путевой лист для ИП?

Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. На это указано в ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав).

Существуют унифицированные формы путевых листов для различных типов автомобилей (легкового, грузового, специализированного, строительного, автобуса), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее — Постановление N 78).
Тем не менее индивидуальные предприниматели вправе разработать свою форму путевого листа (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Данный вывод подтверждают также Письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 и УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2.
Согласно ч. 1 ст. 6 Устава при разработке собственной формы путевого листа следует учитывать Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (далее — Порядок), установленные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.
Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, может являться документом, подтверждающим расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (Письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 и УФНС России по г. Москве от 13.10.2009 N 16-15/107268).

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок (п. 9 Порядка). Собственники транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Порядка). Форму указанного листа предприниматель разрабатывает самостоятельно или может использовать унифицированную, утвержденную Постановлением N 78.

Путевой лист необходимо выписывать в одном экземпляре, и находится во время работы он должен у водителя.
Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет (п. 18 Порядка).

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 3 Порядка):
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
Основным первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на ГСМ, является путевой лист (Письма ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@ и УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@). Наличие чеков АЗС при отсутствии путевого листа не подтверждает целесообразности осуществленных расходов (Письмо УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861).

Показатели одометра используются для определения (подтверждения) пробега автомобиля, который по совокупности с данными о потреблении топлива напрямую определяет расчетную величину израсходованного топлива. Если показания одометра в конкретном периоде времени не могут достоверно отражать фактический пробег автомобиля (например, в результате поломки), то данное обстоятельство должно быть задокументировано. При этом фактический пробег автомобиля может быть подтвержден иными документами, в частности объективно (результаты измерений) отражающими расстояние (Письмо ФНС России от 16.07.2010 N ШС-37-3/6848).
При определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля предприниматель вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее — Распоряжение N АМ-23-р). На это было указано в Письмах Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875 и от 17.11.2011 N 03-11-11/288.

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (Письма УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308, от 03.11.2009 N 16-15/115253 и от 13.10.2009 N 16-15/107268).

При использовании работником с согласия работодателя и в его интересах личного транспорта работнику выплачивается соответствующая компенсация (ст. 188 ТК РФ).

Выплата компенсации производится в случаях, когда работа сотрудников связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
По мнению чиновников, для получения компенсации работник должен представить копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах. На это было указано в Письмах Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192 и от 13.04.2007 N 14-05-07/6, МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@, от 04.03.2011 N 16-15/020447@, от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 14.09.2006 N 18-11/3/081350@ и от 20.09.2005 N 20-12/66690.
Чиновники считают, что в размерах такой компенсации уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат: износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Данный вывод прозвучал в Письмах Минфина России от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239 и от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@.