Здравствуйте, Юлия.
Акт недостатков груза обязателен. Претензия также обязательна.
Если перевозка осуществлялась автомобильным транспортом, то
Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 N 272
(ред. от 22.12.2016)
«Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом»
VII. Порядок составления актов и оформления претензий
79. Акт составляется в следующих случаях:
а) невывоз по вине перевозчика груза, предусмотренного договором перевозки груза;
б) непредоставление транспортного средства и контейнера под погрузку;
в) утрата или недостача груза, повреждения (порчи) груза;
80. Акт составляется заинтересованной стороной в день обнаружения обстоятельств, подлежащих оформлению актом. При невозможности составить акт в указанный срок он составляется в течение следующих суток. В случае уклонения перевозчиков, фрахтовщиков, грузоотправителей, грузополучателей и фрахтователей от составления акта соответствующая сторона вправе составить акт без участия уклоняющейся стороны, предварительно уведомив ее в письменной форме о составлении акта, если иная форма уведомления не предусмотрена договором перевозки груза или договором фрахтования.
81. Отметки в транспортной накладной и заказе-наряде о составлении акта осуществляют должностные лица, уполномоченные на составление актов.
82. Акт содержит:
а) дату и место составления акта;
б) фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта;
в) краткое описание обстоятельств, послуживших основанием для составления акта;
г) в случае утраты или недостачи груза, повреждения (порчи) груза — их описание и фактический размер;
д) подписи участвующих в составлении акта сторон.
83. В случае, указанном в подпункте «г» пункта 82 настоящих Правил, к акту прилагаются результаты проведения экспертизы для определения размера фактических недостачи и повреждения (порчи) груза, при этом указанный акт должен быть составлен в присутствии водителя.
84. В случае отказа от подписи лица, участвующего в составлении акта, в акте указывается причина отказа.
85. Акт составляется в количестве экземпляров, соответствующем числу участвующих в его составлении лиц, но не менее чем в 2 экземплярах. Исправления в составленном акте не допускаются.
87. Претензии предъявляются перевозчикам (фрахтовщикам) по месту их нахождения в письменной форме в течение срока исковой давности, установленного статьей 42 Федерального закона.
88. Претензия содержит:
а) дату и место составления;
б) полное наименование (фамилия, имя и отчество), адрес места нахождения (места жительства) лица, подавшего претензию;
в) полное наименование (фамилия, имя и отчество), адрес места нахождения (места жительства) лица, к которому предъявляется претензия;
г) краткое описание обстоятельств, послуживших основанием для подачи претензии;
д) обоснование, расчет и сумма претензии по каждому требованию;
е) перечень прилагаемых документов, подтверждающих обстоятельства, изложенные в претензии (акт и транспортная накладная, заказ-наряд с отметками и др.);
ж) фамилию, имя и отчество, должность лица, подписавшего претензию, его подпись.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 24.11.2016 N 1233)
89. Претензия составляется в 2 экземплярах, один из которых отправляется перевозчику (фрахтовщику), а другой — остается у лица, подавшего претензию.
Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ
(ред. от 03.07.2016)
«Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»
Статья 42. Срок исковой давности
Срок исковой давности по требованиям, вытекающим из договоров перевозок, договоров фрахтования, составляет один год. Указанный срок исчисляется со дня наступления события, послужившего основанием для предъявления претензии или иска, в том числе в отношении:
1) возмещения ущерба, причиненного недостачей, повреждением (порчей) багажа, груза, со дня выдачи багажа, груза;
2) возмещения ущерба, причиненного утратой багажа, со дня признания багажа утраченным;
3) возмещения ущерба, причиненного утратой груза, со дня признания груза утраченным;
Кража груза не освобождает перевозчика от ответственности за его утрату перед Вами.
Пример судебной практики с аналогичными обстоятельствами.
sudact.ru/arbitral/doc/RK0K8nWmxDmC/
С уважением! Г.А. Кураев