Возмещение расходов поставщиков

Здравствуйте, Елизавета.

Привет Воронежу. 10 лет там прожил.

Вопрос в том какую форму использовать все-таки?

Мне кажется лучше это спросите у своих налоговиков, то есть в налоговой, они Вам там подскажут на 100% что вместо чего можно использовать.

Вопрос только в этом или в системе налогообложения?

Я бы советовал обратиться по Вашему вопросу в налоговую, точнее Ответа никто не даст.

Поскольку законом может быть предусмотрено и то, и то к примеру, а на практике принимают, только одно.

С уважением, Олег

Уважаемая Елизавета! Здравствуйте!

Согласно ч.2 ст.6 федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»

Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

То есть как Вы, так и иные привлекаемые Вами перевозчики (или Агенты?) обязаны оформлять соответствующие путевые листы, хотя таковые не содержат обязательного указания о величине истраченного топлива (см. приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»).

Топливные карты Вы передаете иным привлекаемым Перевозчикам или нет?

Если да, то лучше им самим заключить самостоятельные договора поставки ГСМ, в противном случае, если Вы относите уже расходы на ГСМ сторонних Перевозчиком, споров с налоговыми органами не избежать, — так как налоговые органы посчитают данные расходы не Вашими (см. ст.252 НК РФ). Соответственно, возникнут проблемы по НДС, налогу на прибыль.

Добрый день, Елизавета!

Подскажите. пожалуйста, какие документы необходимо подписать с поставщиком в конце месяца, чтобы мы могли этот объем топлива списать на затраты и спокойно учесть при налоге на прибыль и НДС?

В настоящий момент, налоговым и бухгалтерским законодательством четко не определяется какой именно должен быть перечень документов, которыми можно обосновать расходы и вычет по топливу. Даже формы путевых листов, которые ранее были обязательны для транспортных компаний, сегодня носят лишь рекомендательный характер.

Вам нужно исходить из того, что для правильного документального подтверждения расходов вам нужно иметь 2 группы документов.

1). Документы, свидетельствующие о приобретении и получения топлива.

Сюда относятся документы топливной компании: товарные накладные на получение топлива, счета-фактуры, отчеты по топливным картам, а также платежные документы (платежные поручения, выписки, расходные кассовые ордеры и т.п.), свидетельствующие об оплате топлива.

1). Документы, свидетельствующие об использовании топлива в вашей основной деятельности (перевозках), направленной на получение дохода.

К таким документам относится прежде всего путевой лист. Его форму вы можете разработать самостоятельно. В том числе можете самостоятельно определить периодичность составления путевого листа (по каждой поездке, ежедневно, еженедельно и т.д.). Путевой лист фактически подтверждает, какой именно маршрут совершило транспортное средство и как он связан с поставленным перед ним заданием.

Кроме путевого листа, для списания топлива организация может установить нормы списания топлива в зависимости от того расстояния, которое пройдено транспортными средствами. При отсутствии утвержденных норм расхода топлива можно руководствоваться данными завода-изготовителя.

Расходы на приобретение ГСМ можно учесть как в составе материальных расходов, так и в составе прочих расходов при условии их соответствия требованиям ст. 252 НК РФ.

Будете вы составлять путевые листы или карточку учета транспортного средства — зависит полностью от вас. Можно использоваться любой, утвержденный вашей организацией документ. Главное, чтобы этот документ отражал пройденный маршрут, который соответствует служебной необходимости и подтверждал количество топлива (по нормам или фактическое), которое использовалось для прохождения данного маршрута.

Здравствуйте. Поспорю с коллегой.

Даже формы путевых листов, которые ранее были обязательны для транспортных компаний, сегодня носят лишь рекомендательный характер.
Унароков Тимур

Будете вы составлять путевые листы или карточку учета транспортного средства — зависит полностью от вас. Можно использоваться любой, утвержденный вашей организацией документ.
Унароков Тимур

Закон говорит о обратном, что и указал Михаил Юрьевич.

Более того в указанной им статье также содержится следующее положение.

Статья 6. Путевые листы
1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

Т.е. даже если Вы утвердите свою форму путевых листов, то обязательные реквизиты для них будут в любом случае такие какие указаны в Приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.10.2008 N 12414).

Так же в самом приказе указано следующее.

III. Порядок заполнения путевого листа
9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Так что без путевых листов Вам не обойтись в любом случае.

Из этого исходит и судебная практика.

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД ДАЛЬНЕВОСТОЧНОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 18 марта 2014 г. N Ф03-336/2014
Как видно из материалов дела, в ходе проведения внеплановой проверки управления пенсионного фонда на предмет выполнения ранее выданного предписания от 16.02.2012 N 01-16/06 управлением автодорнадзора установлено, что 4 из 5 пунктов нарушений, перечисленных в ранее выданном предписании, не устранены, а именно:
пункт 2 — нарушается порядок заполнения первичных документов по учету работы автотранспорта, а именно: в путевых листах не заполняются обязательные предусмотренные реквизиты — имя и отчество медицинского работника; не проставляются штампы о проведении послерейсовых осмотров; показания спидометра при выезде на линию и при возвращении не заверяются штампами или подписями с указанием фамилий и инициалов уполномоченных лиц;
Отказывая пенсионному фонду в признании недействительным пункта 2 предписания, суды руководствовались приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Оформление путевого листа на соответствующее транспортное средство предусмотрено частью 1 статьи 6 Устава автомобильного транспорта, в соответствии с которой обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.
Согласно приказу Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152, обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены во исполнение части 1 статьи 6 Устава автомобильного транспорта.
При этом в силу пункта 9 названного приказа, путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД ЗАПАДНО-СИБИРСКОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 3 октября 2012 г. по делу N А27-10499/2011
Как установлено судом первой инстанции и следует из материалов дела: — вычет по НДС в размере 49 770 руб. относится к одной хозяйственной операции Общества с Контрагентом по договору от 24.09.2010 купли-продажи угля марки ДГр в размере 395 тонн на условиях самовывоза, что предусмотрено пунктом 2.1 договора; — в период проведения налоговой проверки Инспекция установила отсутствие факта самовывоза, так как Общество не представило документальных подтверждений (путевых листов), оформление которых обязательно в соответствии с пунктом 2 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ. Однако, при рассмотрении спора в суде (в шестом судебном заседании) Общество указало на отсутствие факта перевозки угля, так как уголь вывозился покупателем ОАО «Алтайская топливная компания» с учетом условий ранее заключенного договора от 23.08.2010 N 6-П/10-Бл.

Суд кассационной инстанции считает, что суд первой инстанции, руководствуясь положениями статей 146, 169, 171, 172 НК РФ, постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 12.10.2006 N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», полно и всесторонне исследовал доводы Инспекции и Общества во взаимосвязи с представленными в материалы дела доказательствами, пришел к верному выводу о недостоверности информации, содержащейся в представленных Обществом первичных документах, в своей совокупности не подтверждающих факт реального осуществления спорной хозяйственной операции налогоплательщика.

АРБИТРАЖНЫЙ СУД ПОВОЛЖСКОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 5 февраля 2016 г. N Ф06-5333/2015
Приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» установлено, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
В силу положений пункта 9 порядка заполнения путевых листов путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое индивидуальным предпринимателем, в частности, для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.
В соответствии с пунктами 17, 18 порядка заполнения путевых листов собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов, оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
Указанное свидетельствует об обязательности оформления путевого листа, поскольку именно этот документ позволяет определить кем, когда и с какой целью использовался конкретный автомобиль, а также подтверждает количество километров, пройденных автомобилем при осуществлении соответствующего вида деятельности, необходимых для определения расходов по ГСМ и иных расходов по ремонту и содержанию автотранспорта.

какие документы необходимо подписать с поставщиком в конце месяца, чтобы мы могли этот объем топлива списать на затраты и спокойно учесть при налоге на прибыль и НДС
Елизавете

Здравствуйте, Елизавета!

В дополнение к консультациям юристов прилагаю разъяснения из журнала " Главбух" ( № 7 и № 10 за 2012 год) о том как правильно оприходовать и учитывать в бух. учете талоны на бензин и банковские карты и как правильно заполнять путевые листы без ошибок, чтобы налоговики не сняли расходы на топливо и вычеты по НДС.