Что делать Поставщику, если не имеются накладные на поставляемые комплектующие, и возникают проблемы со сведением расходов и доходов?

Здравствуйте, Антон!
Не совсем понятна ситуация.
По ст.9 Закона «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. То есть накладную от вас (от поставщика) к госучреждению (покупателю) вы должны выставить в тот же момент когда будете отгружать комплектующие.

Если у вас по документам нет поступления комплектующих, которые вы отгружаете, то нет основания для отгрузки. Можете попробовать оприходовать комплектующие в результате инвентаризации. Но тогда у вас возникает налог на выявленные излишки.

Поясните как получилась такая ситуация, что комплектующие, которые вы поставляете, не приняты у вас к учету?

Здравствуйте.

Не сертифицированные компоненты комплектующих были закуплены у физ. лица за наличный расчет и за границей, и на балансе организации не стоят.
Антон

Все равно они должны быть отражены в первичных учетных документах организации и быть на балансе, чтобы потом можно было осуществить передачу по договору поставки.

Антон, добрый вечер! тут помимо отсутствия первичного учета указанного товара у вас на балансе встает вопрос о его соответствии условиям контракта если данный товар подлежит обязательной сертификации + вопрос в сопроводительных документах (инструкция, перевод на русский и т.д.)

ст.469 ГК

1. Продавец обязан передать покупателю товар, качество которого соответствует договору купли-продажи.
2.При отсутствии в договоре купли-продажи условий о качестве товара
продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для целей, для
которых товар такого рода обычно используется.
Если продавец при заключении договора был поставлен покупателем в
известность о конкретных целях приобретения товара, продавец обязан
передать покупателю товар, пригодный для использования в соответствии с
этими целями.
4. Если законом
или в установленном им порядке предусмотрены обязательные требования к
качеству продаваемого товара, то продавец, осуществляющий
предпринимательскую деятельность, обязан передать покупателю товар,
соответствующий этим обязательным требованиям.
По соглашению между продавцом и покупателем может быть передан товар,
соответствующий повышенным требованиям к качеству по сравнению с
обязательными требованиями, предусмотренными законом или в установленном им порядке.

ст. 475 ГК

2.В случае существенного нарушения требований к качеству товара
(обнаружения неустранимых недостатков, недостатков, которые не могут
быть устранены без несоразмерных расходов или затрат времени, или
выявляются неоднократно, либо проявляются вновь после их устранения, и
других подобных недостатков) покупатель вправе по своему выбору:
отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы;
потребовать замены товара ненадлежащего качества товаром, соответствующим договору.

можете прикрепить к вопросу договор безличных данных или хотя бы намекнуть о каком товаре идет речь?

Поставщик (не имея опыта работы с гос. учреждениями) не имеет на балансе комплектующих с накладными для Заказчика-гос.учреждения, и не получается эти накладные сделать до даты окончания договора и перечисления средств Поставщику. И тут необходимо обосновать комплектующие в расходах прежде чем придут доходы. Переносить срок поставки дополнительным соглашением невозможно.Как быть в этой ситуации Поставщику?
Антон

Антон, расходы необходимо подтвердить для целей налогообложения или в рамках госконтракта?

Если для целей налогообложения, то как посоветовал Тимур, проводите инвентаризацию. В порядке, установленном Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49.

Или заключите договоры купли-продажи с физическими лицами, у которых приобретали имущество.

Но подтверждение расходов в целях налогообложения не зависит от того, какая организация является заказчиком (покупателем) — государственная или негосударственная.

Если гос.контрактом установлено требование предоставить сертификаты или документы, подтверждающие приобретение товара, то надо исходить из условий контракта.

Учет на балансе не должен вообще Заказчика интересовать. Это внутренний учет организации и как учитываете, в каком порядке — правильно-неправильно, отношения к контрагентам не имеет.