Обязательно ли нужно явиться на заседание в АС и предоставлять подлинник договора займа?

Здравствуйте, Татьяна!
В соответствии с Арбитражно-процессуальным кодексом (АПК) судебные повестки (извещения) являются обязательными для лиц, привлеченных к участию в деле.
Если Вы не можете явится в судебное заседание, и у Вас нет представителя по доверенности, который может представлять Ваши интересы, то Вы должны предупредить об этом суд, и только суд может признать Вашу неявку уважительной, или нет.
Таким образом, Вы обязаны присутствовать в суде в своем лице, или в лице представителя, или указать в письменном обращении в суду причину Вашей неявки. Документы подлинники Вы представить обязаны.
В противном случае, за неисполнение извещений суда о времени и месте судебного заседания, неисполнении требований суда о предоставлении документов, существует административная ответственность в виде штрафа.

В АПК РФ есть такие нормы.

Статья 75. Письменные доказательства
Подлинные документы представляются в арбитражный суд в случае, если обстоятельства дела согласно федеральному закону или иному нормативному правовому акту подлежат подтверждению только такими документами, а также по требованию арбитражного суда.
10. Подлинные документы, имеющиеся в деле, по заявлениям представивших их лиц могут быть возвращены им после вступления в законную силу судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, если эти документы не подлежат передаче другому лицу. Одновременно с заявлениями указанные лица представляют надлежащим образом заверенные копии документов или ходатайствуют о засвидетельствовании судом верности копий, остающихся в деле.

С другой стороны достаточны были бы и нотариальные копии, непонятно почему суд требует оригиналы. По определению суда найдите телефон помощника и выясните в чем дело, почему требуются оригиналы. Объясните ситуацию, может быть будет достаточно нотариальных копий. И тогда напишите в суд ходатайство что просите провести судебное заседание без Вашего участия. укажите что суду предъявлена копия удостоверенная нотариусом (что считаете этого достаточно) сошлитесь на п.8.

8. Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.

Как быть в такой ситуации, если явиться не могу, т.к. живу в другом городе и отдалённость большая. И обязательно ли отсылать в АС подлинник договора займа и другие документы, а также подлинники квитанций должнику и управляющему.
-если суд указал в определении что предоставить подлинники то подлинники предоставить нужно либо почтой либо лично или через представителя которого можете найти в том городе где суд.

не можете явиться в заседание уведомите суд — хоть по телефону хоть письменно но успев до даты заседаний… подлинники можете выслать заказным письмом с уведомлением — дойдут — проблема будет как из забрать если сами не поедете ..

— можете ходатайствовать о рассмотрении дела без вашего участия...

Татьяна, добрый день.

В соответствии со ст.ст. 71, 75 АПК РФ, арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств. Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.

Согласно ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате, нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами

Полагаю, что нотариально удостоверенная копия договора займа позволит суду рассмотреть такое доказательство в отсутствие оригинала, поскольку верность копии документа засвидетельствована нотариусом, т.е. соответствует требованию ст. 75 АПК РФ.

Копии почтовых квитанций, другие документы в виде простых копий потребуют представления суду для обозрения оригиналов на слушании. Вы можете сделать нотариальные копии и направить их в так же в суд к дате заседания.

Желательно стараться присутствовать на судебном заседании, ведь могут возникнуть заранее неизвестные вопросы.