Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Авансовые отчеты по командировке
Прикрепили к авансовому отчету по командировке Счет с номером, датой, печатью, подписью и деталями проживания в гостинице.
Отсутствует кассовый чек. Можно ли принять документ без кассового чека?
Иннокентий, добрый вечер.
Четкого регламента, какие именно документы должны быть приложены к авансовому отчету нет, если есть любое документальное подтверждение расходов, то бухгалтерия должна отчет принять.
Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 10 ноября 2011 г. N 03-03-07/51
Вопрос: Командованием
был направлен в служебную командировку. В гостиницах мест не было,
пришлось воспользоваться международной службой бронирования с оплатой
через Интернет платежной картой (стоимость бронирования номера составила
60% от прайса гостиницы). По возращении из командировки представил в
финансовый отдел счет от службы бронирования (с указанием моей
фамилии/имени, N брони и N счета, даты, названия и адреса гостиницы,
даты прибытия/убытия, категории номера, суммы счета) и надлежаще
оформленную выписку из банка по оплате указанного счета. Однако
сотрудники финансового отдела отказали мне в возмещении фактически
затраченной денежной суммы бронирования гостиницы на основании п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 N 359. Правомерно ли это?
Ответ: Департамент
налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу
документального подтверждения в целях налогообложения прибыли
организации расходов, связанных с оплатой услуг гостиницы платежной
картой при направлении сотрудника в командировку, и сообщает.
Согласно пункту 1 статьи 252
Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) расходами
признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в
случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под документально подтвержденными расходами
понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в
соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами,
оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в
иностранном государстве, на территории которого были произведены
соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими
произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о
командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в
соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при
условии, что они произведены для осуществления деятельности,
направленной на получение дохода.
При
направлении работника в командировку документами, подтверждающими его
расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:
— чек контрольно-кассовой техники;
— слипы, чеки электронных терминалов при
проведении операций с использованием банковской карты, держателем
которой является работник;
— подтверждение кредитного учреждения, в котором
открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций
с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;
— или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
Заместитель директора Департамента
С.В. Разгулин
Вот еще информация с ресурса Гарант
Порядок осуществления организациями и индивидуальными
предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с
использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники
в случае оказания услуг населению при условии выдачи документа,
оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому
чеку, а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких
бланков, установлен Положением об осуществлении наличных денежных
расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения
контрольно-кассовой техники (далее — Положение), утвержденным постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.
В
соответствии с п. 3 Положения бланк строгой отчетности должен содержать
следующие реквизиты, за исключением случаев, предусмотренных п.п. 5-6
Положения:
а) наименование документа, шестизначный номер и серия;
б) наименование и организационно-правовая форма — для организации;
фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;
в)
место нахождения постоянно действующего исполнительного органа
юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего
исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица,
имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
д) вид услуги;
е) стоимость услуги в денежном выражении;
ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
з) дата осуществления расчета и составления документа;
и)
должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение
операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать
организации (индивидуального предпринимателя);
к) иные реквизиты,
которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе
дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
По
мнению Минфина России, представленному в письме от 18.08.2010 N
03-03-06/1/556, документ, составленный в подтверждение расходов по
оплате услуг гостиницы, который соответствует требованиям Положения и
содержит реквизиты, перечисленные в п. 3 Положения, удовлетворяет
требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (смотрите также письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400).
В
свою очередь, в письме Минфина России 16.10.2009 N 03-03-06/1/666
отмечено, что документ, подтверждающий оплату за проживание в гостинице,
оформленный с нарушениями требований Положения, не подтверждает расходы
в целях налогообложения прибыли.
Добрый день!
Обязательность наличия именно кассового чека, не указана.
Нужны документы подтверждающие расходы, а это не обязательно чек.
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ
В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
(в ред. Постановлений Правительства РФ от 25.03.2013 N 257,
от 14.05.2013 N 411)
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в
течение 3 рабочих дней:
26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:
авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
Здравствуйте Иннокентий!
В какой организации вы работаете? Государственной, муниципальной либо частной? Этот вопрос должен регулироваться локальным актом, если организация не государственная. Как правило в локальных актах устанавливается фиксированный размер компенсации проживания в гостинице в случае отсутствия подтверждающих документов, то есть вы должны получить компенсацию, но так как у вас нет кассового чека, компенсацию вам произведут в размере установленном локальным актом.
Статья 168. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой
См. Энциклопедии и другие комментарии к статье 168 ТК РФ
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:
авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
Обязанности предоставить именно кассовые чеки у работника нет. После возвращения из командировки работник заполняет бланк АО-1 (ОКУД 0302001):
1. Заполняется шапка документа. Обязательно указывается остаток по предыдущим авансам – это сумма выданных средств (возможно задолженность по предыдущим авансам), указывается фактически израсходованная сумма по документам расходов и конечный остаток как разницу этих сумм. Бухгалтерская запись делается по дебету кредиту счетов.
2. На втором заполнятеся расписка, с суммой отчета, о проверке авансового отчета бухгалтером.
3. На третьем и последующем листах детализируются расходы. Номера и даты документов расходов, на что потрачены деньги (суточные, билет и т.д.) бухгалтерские счета. Под листом ставится подпись подотчетного лица
Естественно к авансовому документу Прикрепляются все предоставленные сотрудником документы.
Если произошел перерасход по командировке бухгалтер выдает сумму перерасхода и оформляет РКО.
Если сотрудник не полностью израсходовал авансовые средства, то он возвращает остаток и бухгалтер оформляет ПКО
Здравствуйте, Иннокентий.
Многие небольшие гостиницы являются плательщиками ЕНВД, а в соответствии с п. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ плательщики ЕНВД могут не использовать чеки ККМ, выдавая вместо них так называемые БСО (бланки строгой отчетности) Гостиничный счет относится к таким бланкам.
В дополнение. Согласно письму Минфина РФ от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400:
Документы, приравненные к кассовым чекам, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению, должны быть оформлены на бланках строгой отчетности в порядке, установленном Положением.
На основании вышеизложенного, чек ККМ от гостиницы, для подтверждения расходов на проживание сотрудника, не обязателен.
Здравствуйте. необходимо руководствоваться положениями регулирующими данный вид правоотношений.
Работник после командировки приложил к авансовому отчету счет гостиницы и квитанцию к ПКО, кассовый чек отсутствует.
ИНН/КПП организации, предоставляющей гостиничные услуги, прописаны в счете. Счет и квитанция к ПКО заверены подписью и печатью организации, предоставляющей гостиничные услуги. Номер ПКО не является типографским.
Можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы на гостиницу?
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях формирования налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком для деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в которые включаются, в частности, расходы на наем жилого помещения.
Все расходы, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, должны быть подтверждены документально в силу требований п. 1 ст. 252 НК РФ.
Так, в понимании п. 1 ст. 252 НК РФ документально подтвержденные расходы — это затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Предъявляя требования к документальной подтвержденности затрат, нормы главы 25 НК РФ не содержат конкретного перечня документов, достаточного для обоснования произведенных работником организации расходов в командировке, в том числе и на наем жилого помещения. В письме Минфина России от 10.11.2011 N 03-03-07/51 разъяснено, что при направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:
— чек контрольно-кассовой техники;
— слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
— подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;
— или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
Согласно п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.
Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливается Правительством Российской Федерации.
Согласно Общероссийскому классификатору услуг населению ОК 002-93 (принят и введен постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 N 163 (далее — ОКУН)) услуги гостиниц классифицируются по коду 041201 и включены в группу «Жилищно-коммунальные услуги» (код по ОКУН 040000).
Таким образом, организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие гостиничные услуги населению, могут не применять ККТ при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.
Порядок осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку, а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков, установлен Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее — Положение), утвержденным постановлениемПравительства РФ от 06.05.2008 N 359.
В соответствии с п. 3 Положения бланк строгой отчетности должен содержать следующие реквизиты, за исключением случаев, предусмотренных п.п. 5-6 Положения:
а) наименование документа, шестизначный номер и серия;
б) наименование и организационно-правовая форма — для организации;
фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;
в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
д) вид услуги;
е) стоимость услуги в денежном выражении;
ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
з) дата осуществления расчета и составления документа;
и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
По мнению Минфина России, представленному в письме от 18.08.2010 N 03-03-06/1/556, документ, составленный в подтверждение расходов по оплате услуг гостиницы, который соответствует требованиям Положения и содержит реквизиты, перечисленные в п. 3 Положения, удовлетворяет требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (смотрите также письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400).
В свою очередь, в письме Минфина России 16.10.2009 N 03-03-06/1/666 отмечено, что документ, подтверждающий оплату за проживание в гостинице, оформленный с нарушениями требований Положения, не подтверждает расходы в целях налогообложения прибыли.
Отметим, что на основании п. 4 Положения бланк строгой отчетности изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем.
Необходимо иметь в виду, что простой компьютер для формирования бланков строгой отчетности использован быть не может (смотрите, например, письма Минфина России от 03.02.2009 N 03-01-15/1-43, от 07.11.2008 N 03-01-15/11-353, п. 3 письма ФНС России от 10.09.2012 N АС-4-2/14961@).
Соответствие автоматизированной системы, формирующей бланки строгой отчетности, требованиям Положения должно подтверждаться технической документацией по формированию, заполнению и печати бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам. При этом по своим параметрам функционирования автоматизированные системы должны отвечать требованиям, предъявляемым к контрольно-кассовой технике (письмо ФНС России от 24.08.2012 N АС-4-2/14038).
Отметим, что квитанция к приходному кассовому ордеру (форма N КО-1, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) бланком строгой отчетности не является, поскольку не содержит всех обязательных реквизитов, предусмотренных п. 3 Положения. Выдача квитанции к приходному кассовому ордеру является обязанностью организаций и индивидуальных предпринимателей, которая предусмотрена п. 1.8 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».
С учетом изложенного, представляется целесообразным в рассматриваемой ситуации проверить соответствие счета гостиницы требованиям Положения. Вместе с тем возможное невыполнение гостиницей требований Закона N 54-ФЗ, на наш взгляд, не может являться безусловным основанием для отказа в признании расходов в целях налогообложения прибыли.
Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ), обязательные реквизиты которых перечислены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ):
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Отметим также, что в соответствии с п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденныхпостановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490, при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:
— наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
— фамилию, имя, отчество потребителя;
— сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
— цену номера (места в номере);
— другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.
Квитанции к приходным кассовым ордерам признаются судами допустимыми доказательствами произведенных расходов в целях налогообложения (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 12.10.2010 N КА-А40/11806-10 по делу N А40-2893/10-118-35, ФАС Северо-Западного округа от 10.02.2009 N А56-27225/2007, от 18.10.2007 N А56-8092/2007, ФАС Северо-Кавказского округа от 29.07.2008 N Ф08-4212/2008, ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2008 N Ф04-2260/2008(3201-А45-40)).
Полагаем, что если имеющиеся в распоряжении организации документы соответствуют приведенным выше требованиям (независимо от требований Положения), то расходы на наем жилого помещения, осуществленные работником в ходе командировки, могут быть учтены в составе расходов по налогу на прибыль.
Надеюсь, что смог Вам помочь в решении вопроса. Желаю успеха!
Добрый день! Если вашей бухгалтерии будет это достаточно, то хватит счета с подтверждением оплаты. Желательно чтобы на счете стояла печать оплачено. А что за счет у вас? Например: оплаченное платежное поручение.