Леонид, доброе утро.
На данный момент проживание в общежитиях регламентируются на федеральном уровне Постановлением СМ РСФСР от 11 августа 1988
г. N 328 «Об утверждении Примерного положения об общежитиях» (с
изменениями и дополнениями), а так же внутренними нормативными актами учебного учреждения. Общие правила:
III. Права и обязанности проживающих в общежитии
12. Проживающие в общежитии рабочие, служащие, студенты, учащиеся, а также другие граждане имеют право:
пользоваться предоставленной жилой площадью,
помещениями культурно-бытового и иного назначения, требовать обеспечения
мебелью, постельными принадлежностями и другим инвентарем общежития,
коммунально-бытовыми услугами, а также сохранности принадлежащего им
имущества;
избирать и быть избранными в органы самоуправления
общежития, принимать участие в их работе, вносить предложения по
улучшению жилищно-бытового и культурного обслуживания проживающих в
общежитиях и добиваться их реализации;
требовать своевременной замены пришедших в негодность
мебели, постельных принадлежностей и другого инвентаря общежития, а
также устранения недостатков в жилищно-бытовом обслуживании.
13. Проживающие в общежитии рабочие, служащие, студенты, учащиеся, а также другие граждане обязаны:
использовать предоставленную им жилую площадь в соответствии с ее назначением;
соблюдать правила социалистического общежития, внутреннего распорядка, пожарной безопасности и санитарно-гигиенические правила;
обеспечить сохранность жилых помещений, бережно
относиться к санитарно-техническому и иному оборудованию, инвентарю.
Экономно расходовать воду, газ, электрическую и тепловую энергию;
своевременно вносить плату за пользование жилой
площадью, предоставляемые коммунальные и другие услуги по установленным
ставкам и тарифам;
соблюдать правила содержания придомовой территории.
Проживающие в общежитии участвуют в проведении работ
по благоустройству и озеленению прилегающей к общежитию территории,
охране зеленых насаждений, устройству, ремонту и надлежащему содержанию
спортивных и игровых площадок.
14. Лица, выбывающие из общежития, обязаны сдать все
числящееся за ними имущество. При недостаче или его повреждении
выбывающие из общежития возмещают причиненный ущерб.
Нет обязательства предоставлять дубликаты ключей, это скорее всего решается на местном уровне. Но даже если и есть такое требование во внутренних правилах, на Вас, как преподавателя, оно не должно распространяться.