Как урегулировать расхождения в акте сверки при разной дате отражения поставки?

Добрый день! В Вашей ситуации необходимо разграничивать дату фактической поставки товара, дату подписания УПД в ЭДО и дату отражения операции в бухгалтерском учёте. Само по себе подписание покупателем УПД в июле не означает, что поставка должна учитываться поставщиком именно в июле.

Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и пункту 8 ФСБУ 27/2021, дата составления первичного документа может отличаться от даты совершения хозяйственной операции. При этом операция должна отражаться исходя из её фактического содержания. Дополнительно необходимо учитывать условия договора о моменте передачи товара и переходе права собственности (статьи 223 и 458 ГК РФ).

Если товар фактически передан покупателю в июне, и это подтверждается УПД, транспортными накладными либо другими документами, позиция покупателя об отражении поставки в июне может быть обоснованной. Если же фактическая передача состоялась в июле, оснований требовать её отражения в июне только из-за даты выставления УПД нет.

Отдельно отмечу, что технические ограничения SAP сами по себе не являются юридическим основанием для изменения периода признания операции. Если поставка ошибочно отражена в июле, необходимо рассмотреть возможность корректировки бухгалтерского учёта в установленном порядке, без изменения фактических дат документов.

Как урегулировать расхождение без конфликта с покупателем? Рекомендую оформить протокол разногласий к акту сверки либо отдельное письменное пояснение по переходящей поставке с указанием номера УПД, даты фактической передачи товара, даты подписания в ЭДО и причины расхождения. После этого провести сверку по состоянию на 31 июля. Если других расхождений нет, итоговое сальдо должно совпасть.

Сам акт сверки не является первичным документом, подтверждающим совершение поставки, поэтому приоритет имеют договор и документы о фактической передаче товара.

Таким образом, автоматически считать правым покупателя либо поставщика нельзя. Решающее значение имеет дата фактической передачи товара и предусмотренный договором момент перехода права собственности.

Уточните, пожалуйста, товар действительно был передан покупателю в июне или в июне только выставили УПД, а фактическая приёмка произошла в июле?

Могу изучить договор поставки, УПД и акты сверки, определить правильный порядок отражения операции и подготовить юридически обоснованное письмо покупателю для урегулирования разногласий без необходимости судебного спора.

Здравствуйте, Татьяна.

Правовая позиция покупателя обоснована: в соответствии с ч. 3 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и пп. «а», «б» п. 8 ФСБУ 27/2021 хозяйственная операция отражается в учёте по дате фактической отгрузки и перехода права собственности на товар (ст. 223, 458 ГК РФ), а не по дате подписания УПД оператором ЭДО в июле. Кроме того, согласно п. 1 ст. 167 НК РФ налоговая база по НДС у поставщика возникает в день отгрузки (передачи) товара в июне независимо от того, в каком месяце покупатель подписал электронный титул приёмки.

Тот факт, что период июня в учётной системе SAP уже закрыт, не меняет гражданско-правовую дату исполнения обязательства по поставке.

Чтобы урегулировать расхождение без открытия закрытого периода в SAP, поставщику следует подписать акт сверки покупателя с протоколом разногласий (или расшифровкой технических расхождений), прямо указав, что поставка по УПД от июня проведена во внутреннем учёте поставщика в июле по дате квитанции ЭДО, но стороны подтверждают фактическую передачу товара и возникновение задолженности в июне.

Пришлите формулировку условия договора поставки о моменте перехода права собственности и даты на обоих титулах УПД — я подготовлю юридически выверенную формулировку протокола согласования расхождений к акту сверки для бухгалтерии покупателя.

Здравствуйте! В данном случае дата подписания УПД покупателем в июле не означает, что поставщик вправе автоматически отражать реализацию июлем. Определяющее значение имеют фактическая дата отгрузки, условия договора поставки и момент исполнения обязанности по передаче товара. При этом расхождение в актах сверки можно урегулировать без изменения документов задним числом.

Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»:

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

При этом пункт 8 ФСБУ 27/2021 предусматривает:

б) в случае отличия даты составления первичного учетного документа от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни;

Таким образом, дата подписания электронного УПД и дата совершения хозяйственной операции могут различаться.

Кто прав? Если товар фактически передан в июне и по условиям договора обязанность поставщика по передаче товара исполнена в июне, позиция покупателя о необходимости отражения поставки в июне обоснованна. Если же юридически значимая передача состоялась только в июле, имеются основания для отражения операции июлем.

В соответствии со статьёй 458 ГК РФ:

Если иное не предусмотрено договором купли-продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент:

вручения товара покупателю или указанному им лицу, если договором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара;

Для урегулирования расхождения рекомендую составить двусторонний протокол разногласий к акту сверки с указанием номера УПД, суммы поставки, даты фактической передачи товара и периодов отражения операции в учёте сторон. Отдельно зафиксировать, что расхождение касается периода учётного отражения, а не наличия задолженности, если суммы и остатки действительно совпадают.

Однако такой протокол не заменяет исправления бухгалтерской ошибки. Если проверка подтвердит, что поставщик должен был признать реализацию в июне, необходимо определить допустимый порядок исправления учётных записей. Техническое ограничение SAP не является самостоятельным основанием для переноса хозяйственной операции на июль. При этом изменять задним числом дату подписания УПД не требуется.

Для окончательного определения правильного периода необходимо уточнить два обстоятельства:

• Когда товар фактически передан покупателю: в июне или июле?
• Что предусмотрено договором поставки о моменте передачи товара и переходе права собственности?

Если передача состоялась в июне, можно проверить договор и реквизиты УПД, определить необходимость бухгалтерской корректировки и подготовить обоснованную позицию для согласования акта сверки с покупателем.

Татьяна, здравствуйте!

Определить правильный период только по датам выставления и подписания УПД нельзя. Необходимо установить фактические обстоятельства поставки и условия договора, включая момент передачи товара и перехода права собственности.

Статья 9 Закона № 402-ФЗ связывает оформление первичного документа с фактом хозяйственной жизни. Поэтому июльская подпись в ЭДО не всегда означает, что поставщик обоснованно отразил операцию именно в июле. Но и июньская дата создания УПД сама по себе не доказывает июньскую поставку.

Рекомендую сопоставить договор, УПД, транспортные документы, подтверждения приёмки и сведения ЭДО. Затем оформить таблицу расхождений: номер документа, дата передачи товара, дата подписания, суммы и периоды отражения у каждой стороны.

Если различие обоснованно, его можно пояснить в приложении к акту сверки. Если выявлена бухгалтерская ошибка, потребуется исправление учёта в установленном порядке. Техническое закрытие периода в SAP не освобождает от исправления ошибки, но не требует подписывать документы недостоверной датой.

В дополнение к ответам коллег: протокол разногласий поможет объяснить расхождение, однако сам по себе не исправит ошибочный учёт. Эти задачи необходимо решать отдельно.

Если мой ответ стал для Вас полезным, буду благодарна.

Здравствуйте, Татьяна!

На практике отказ покупателя подписать акт сверки из-за несовпадения месяцев учета не опровергает правильность Ваших проводок, если итоговое сальдо совпадает. Акт сверки не является первичным документом по закону о бухучете. Это вспомогательный инструмент инвентаризации расчетов и фиксации признания долга по правилам статьи 203 Гражданского кодекса РФ. При переходящих поставках разрыв между датами отгрузки и приемки отражает реальный график движения товара.

В электронном УПД дата составления и дата фактической приемки на втором титуле регулярно приходятся на разные месяцы. Требование покупателя открыть закрытый период в Вашей системе не имеет правовых оснований и несет риск искажения учета. Момент признания выручки определяется переходом права собственности по правилам статьи 458 Гражданского кодекса РФ. Исправление проводок задним числом в SAP не требуется, если исполнение подтверждено договором.

Для урегулирования спора рекомендую предложить контрагенту подписать акт сверки с протоколом расхождений либо провести сверку нарастающим итогом на 31 июля. При включении июля обороты двух месяцев взаимно выровняются, а конечное сальдо совпадет без расхождений и без изменения закрытого периода в Вашей системе.

Я готов изучить договор поставки и спорный УПД для выработки безопасной позиции.

Уточните, пожалуйста:
1) Какая дата передачи товара стоит в строках 11 и 16 УПД?
2) Как по договору определен момент перехода права собственности?
3) Совпадает ли итоговое сальдо расчетов на 31 июля?

Как только Вы ответите на эти вопросы или пришлёте файлы в чат, я в течение одного рабочего дня после их получения подготовлю для Вас юридически выверенный протокол разногласий к акту сверки и проект мотивированного ответа покупателю.