Уважаемый Василий!
Да, в описанной ситуации Вам необходимо направить в Роскомнадзор уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных.
Индивидуальный предприниматель признается оператором персональных данных, если самостоятельно определяет цели обработки персональных данных, их состав и совершаемые с ними действия. Отсутствие работников значения не имеет: Вы обрабатываете персональные данные клиентов — физических лиц и представителей контрагентов — при заключении и исполнении договоров, ведении переписки, использовании ЭДО и онлайн-бухгалтерии.
По общему правилу ч. 1 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить Роскомнадзор. С 1 сентября 2022 года перечень исключений существенно сокращен. В частности, прежнее исключение для обработки персональных данных исключительно в связи с заключением и исполнением договора утратило силу.
В Вашем случае обработка осуществляется с использованием средств автоматизации: ЭДО, электронной почты, компьютера, информационных систем и сервиса онлайн-бухгалтерии. Поэтому исключение, предусмотренное п. 8 ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ для исключительно неавтоматизированной обработки, неприменимо.
Поскольку фактическая обработка данных уже осуществляется с 2020 года, уведомление следует подать сейчас. Форма уведомления размещена на официальном портале персональных данных Роскомнадзора.
Отдельно необходимо учитывать, что использование ЭДО и онлайн-бухгалтерии не освобождает Вас от обязанностей оператора. Если сторонние сервисы обрабатывают персональные данные по Вашему поручению, отношения с такими лицами должны соответствовать требованиям ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ, включая определение перечня данных, операций с ними, целей обработки и требований к конфиденциальности и защите данных.
Резюме
Вы являетесь оператором персональных данных, несмотря на отсутствие работников.
Обработка контактных данных и иных сведений о клиентах с использованием ЭДО и онлайн-бухгалтерии является автоматизированной обработкой персональных данных.
В описанной ситуации уведомление в Роскомнадзор необходимо подать.
Поскольку обработка уже ведется, уведомление целесообразно направить без дальнейшего промедления.
Помимо подачи уведомления, следует проверить наличие необходимых документов и организационных мер по защите персональных данных.
Если мой ответ помог Вам, пожалуйста, поставьте положительную оценку, нажав на зелёный значок ⊕ рядом со счётчиком оценок под ответом.
Ваша оценка очень важна для моей работы на платформе.
Благодарю Вас за поддержку!