Как правильно оформить и за что дисциплинарное взыскание

Инна, добрый день. 

Можно оформить дисциплинарное взыскание (замечание или выговор) за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей и введение руководства в заблуждение, но важно соблюсти процедуру: зафиксировать проступок, взять письменные объяснения, затем издать приказ.

За что можно привлечь
Даже без подписанной должностной инструкции и договора о мат. ответственности у работника есть обязанности по ТК РФ: добросовестно исполнять трудовую функцию, соблюдать интересы работодателя, не причинять ущерб умышленными действиями.

С учётом описанного: формулировка проступка может быть такой:
«Ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, выразившееся в представлении к оплате заведомо экономически невыгодного счёта на закупку запчастей, с сокрытием информации о более выгодных предложениях аналогичных поставщиков, чем был введён в заблуждение генеральный директор и причинён (или создан риск причинения) материальный ущерб компании».
Это подпадает под «нарушение трудовой дисциплины/ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей», за что допускаются замечание, выговор или увольнение по соответствующей статье, если нарушение существенное и доказано.

Как правильно оформить дисциплинарное взыскание
Зафиксировать нарушение. Служебная записка на имя директора (от бухгалтера, юриста, закупщика), где описано:

дата, номер спорного счёта;
цена и характеристики закупленных запчастей;
данные о альтернативных предложениях (коммерческие предложения, скриншоты, прайсы) с более низкой ценой и теми же характеристиками;
роль руководителя производственного отдела (кто подбирал поставщика, кто готовил обоснование, какие доводы приводил).
Запросить письменные объяснения. Письменно (под подпись) предложить работнику дать объяснения по ситуации в течение 2 рабочих дней (ст. 193 ТК РФ).
Если он отказывается или не даёт объяснений, составить акт об отказе: взыскание всё равно можно применить.
Оценить тяжесть и выбрать меру. Если ущерб/риск небольшой и случай первый — замечание.
Если ущерб значимый или поведение повторяется — выговор.
Увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ («однократное грубое нарушение…») возможно только при очень серьёзных последствиях и надёжной доказательной базе (например, явные признаки умысла, сговор с поставщиком).
Издать приказ о взыскании

В приказе указать:

ФИО работника, должность;
суть проступка, даты, документы (служебная записка, объяснения/акт);
ссылку на ТК РФ и на внутренние документы (Положение о закупках, о коммерческой политике, регламент согласования закупок);
вид взыскания (замечание/выговор).
Ознакомить работника с приказом под подпись; при отказе — составить акт.
Материальная ответственность
Отсутствие договора о полной материальной ответственности не исключает возможности взыскать ущерб, но осложняет задачу: можно пытаться взыскать прямой действительный ущерб (разница между «рыночной» ценой и реально уплаченной) как с работника, причинившего ущерб по неосторожности или умышленно (ст. 238, 241 ТК РФ).
для этого придётся: доказать факт завышения цены и наличие реальных альтернатив по меньшей стоимости с теми же характеристиками;
доказать причинно-следственную связь между его действиями и ущербом;
доказать хотя бы грубую неосторожность или умысел (например, переписка с поставщиком, отсутствие любых попыток собрать другие предложения).
Обычно в такой ситуации сначала ограничиваются дисциплинарным взысканием и, при повторе, рассматривают вопрос об увольнении.

Здравствуйте! Оформлять взыскание безопаснее не «за завышенную цену», а за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей: предоставление генеральному директору недостоверной или непроверенной информации о цене и характеристиках товара, нарушение порядка согласования закупки, если такие обязанности следуют из трудового договора, приказов, ЛНА или положения о закупках. Есть ли у компании утвержденный порядок закупок и документы, подтверждающие сопоставимость более дешевых запчастей? Процедура: докладная или акт, служебная проверка, запрос письменных объяснений у работника, 2 рабочих дня на ответ, акт при отказе, затем приказ о замечании или выговоре по ст. 192, 193 ТК РФ. Отсутствие подписанной должностной инструкции и договора о материальной ответственности не исключает дисциплинарное взыскание, но усложняет доказывание, а ущерб можно взыскивать отдельно только при доказанном прямом действительном ущербе по ст. 238 ТК РФ. Если хотите, могу помочь в личном чате с подготовкой приказа о служебной проверке, запроса объяснений и приказа о дисциплинарном взыскании.