Добрый день.
Да, без доверенности это могут сделать только законные представители (родители, не лишенные родительских прав, усыновители, опекуны, попечители). Бабушка не является законным представителем и для представления интересов несовершеннолетнего ребенка (например, в школе, поликлинике или для поездок) ей требуется нотариальная доверенность, в том числе, чтобы забрать документы (личное дело, медицинскую карту, аттестат) из школы.
Для ее оформления законному представителю, который выдает доверенность, нужно обратиться к нотариусу с паспортом, свидетельством о рождении ребенка, паспортными данные бабушки. Лучше предварительно уточнить у нотариуса полный перечень необходимых документов и данных.
Если ребенок совершеннолетний, он может забрать документы из школы самостоятельно.
Уточнение: на практике обычно школе для этого не требуется нотариальная доверенность, достаточно доверенности в простой письменной форме. Но школа может потребовать нотариальную доверенность, если это предусмотрено локальными актами школы.