Здравствуйте! Само по себе информационное письмо о проведении научной конференции, даже если в нём подробно описаны условия участия, сроки и требования к участникам, как правило, не признаётся офертой. В юридическом смысле оферта — это конкретное предложение заключить договор, которое содержит все существенные условия и выражает намерение организатора считать себя связанным в случае принятия.
В подобных письмах обычно речь идёт лишь о приглашении к участию или о приглашении делать оферты, то есть подать заявку. Заявка участника в такой ситуации рассматривается уже как оферта с его стороны, а подтверждение от организатора — как акцепт.
Однако ситуация может измениться, если текст письма сформулирован так, что из него прямо следует обязанность организатора принять любого, кто выполнит указанные условия, без дополнительного отбора или согласования. Это встречается редко, но теоретически возможно.
С наилучшими пожеланиями, Юрий Михайлович!