Должна ли я предоставлять УПД, если я ИП на УСН без НДС?

Требования контрагентов являются правомерными, так как с 1 января 2026 года прекращается обмен электронными товарными накладными (ТОРГ-12) и актами выполненных работ через операторов ЭДО. Вместо них вводится универсальный передаточный документ (УПД) в формате 5.03, утвержденный приказом ФНС от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970. Этот формат объединяет первичный учетный документ и, если нужно, счет-фактуру.

Для индивидуальных предпринимателей на упрощенной системе налогообложения (УСН), не уплачивающих НДС, используется УПД со статусом «2». Этот документ подтверждает только факт передачи товара, выполнения работ или оказания услуг и не дает права на налоговый вычет по НДС, так как налог в данной операции не участвует.
В случае необходимости детальной консультации, я готова предоставить разъяснения по всем интересующим вопросам в режиме онлайн-чата. Обращаю ваше внимание на то, что в чате услуги оказываются на платной основе. Благодарю за обращение и положительный отзыв, если мой ответ вам помог.

Здравствуйте, Анастасия!

Предоставлять УПД нужно, и с 2026 года это особенно актуально для электронного документооборота. При этом вы как ИП на УСН без НДС используете УПД только в качестве первичного документа, а не как счет-фактуру.

1. Должны ли вы выставлять УПД?
С 1 января 2026 года для электронного документооборота (ЭДО) универсальный передаточный документ (УПД) стал единственным официально признанным форматом для подтверждения отгрузки товаров, работ или услуг. Старые форматы электронных накладных (ТОРГ-12) и актов больше не применяются.

Однако, если вы обмениваетесь с контрагентами бумажными документами, вы можете продолжать использовать привычные формы (товарные накладные, акты) — они не отменены.

2. Какой статус УПД выбрать?
Поскольку вы не плательщик НДС, вам нужно использовать УПД со статусом «2».

Статус «2» означает, что документ является только первичным (подтверждает факт передачи товара/услуги), но не является счетом-фактурой.

Статус «1» используют плательщики НДС, так как такой УПД одновременно является и счетом-фактурой.
Важно: УПД со статусом «2» не дает права покупателю на вычет НДС, так как налог в операции не участвует. Этого и нужно добиваться, так как выставлять счет-фактуру с выделенным НДС при освобождении от налога — это риск (п. 5 ст. 173 НК РФ).

3. Как заполнить УПД на УСН без НДС

Главные особенности заполнения:

В поле «Статус» ставите цифру «2».
Поля, связанные с НДС, не заполняете (графы 7 «Налоговая ставка» и 8 «Сумма налога» в табличной части оставляете пустыми или ставите прочерк). Вместо этого в документе делается пометка «Без НДС».
Остальные поля заполняются как в обычном первичном документе: данные продавца, покупателя, наименование товара, количество, цена, итоговая сумма .

4. Что делать, если контрагент настаивает на статусе «1»?
Если контрагент (например, на ОСНО) просит УПД со статусом «1», объясните, что вы не являетесь плательщиком НДС. Если вы выставите УПД со статусом «1» с выделенным НДС, то будете обязаны уплатить этот налог в бюджет, даже если обычно вы от него освобождены (п. 5 ст. 173 НК РФ). При этом вы не сможете принять «входной» НДС к вычету.

5. Рекомендация
Чтобы избежать споров с контрагентами, рекомендую:

Прописать в учетной политике (если она у вас есть), что для оформления отгрузки вы используете УПД со статусом «2».
Сообщить контрагентам об особенностях вашего документооборота (или направить доп. соглашение к договору).
 
Если вам нужна помощь в составлении шаблона УПД или корректировке учетной политики, нажмите на кнопку «Общаться в чате» рядом с моим фото или перейдите по ссылке:

https://pravoved.ru/lawyer/4343700/

С уважением, адвокат Анастасия Чурсинова.