Вечером ответственный прослушивал речевой регистратор и пригласил меня его прослушать( там звонил другой

Добрый день, нужна ваша помощь .

Я являюсь оперативным дежурным. в тот момент регистрировал сообщение об административном происшествии по телефону. В тот момент позвонил другой телефон и трубку взял помощник, о чем он разговаривал и кто звонил я не знаю, просто спросил номер КУСП по регистрации(я назвал) и помощник положил трубку. С кем он разговаривал он мне не сказал, а после сделал отметку в тетради и сказал, что спросили номер по регистрации, что я регистрировал.

Вечером ответственный прослушивал речевой регистратор и пригласил меня его прослушать( там звонил другой отдел полиции, не от которого я ранее регистрировал сообщение. и сказали, что им поступила информация о данном факте), и я принял сразу решение зарегистрировать ту информацию, которая доводилась помощнику.

Промежуток регистрации получился более 3 часов.

Назначена служебная проверка. подскажите на что опираться в объяснении.

Я же не могу контролировать и каждый раз перепроверять своего помощника, какая ему поступила информация по телефону.

Буду очень благодарен за вашу консультацию и ссылки на нормативные документы. Если честно, не охото быть наказанным.

Заранее спасибо.