Как вообще миграционка узнает о факте данного нарушения?

Здравствуйте! Ваша ситуация действительно сложная, но давайте разберем её пошагово и определим возможные варианты действий.

 
 
1. Ключевые моменты
Иностранный сотрудник уехал из России в мае/июне 2024 года.
Патент был действителен до 30 июня 2024 года.
С января 2025 года он числится в вашей компании как отсутствующий без объяснения причин.
Увольнение задним числом невозможно, так как отчетность за 2024 год уже сдана в СФР (Систему персонифицированного учета).
 
 
2. Почему нужно уволить сотрудника?
Если вы не уволите иностранного работника официально, это может привести к следующим последствиям:

Штраф за незаконное привлечение к труду: Если миграционные органы выявят, что человек числился в вашей организации после истечения патента, вас могут оштрафовать на сумму до 800 000 рублей для юридических лиц или до 250 000 рублей для ИП (статья 18.15 КоАП РФ).
Проблемы с отчетностью: Наличие «мертвой души» в штатном расписании может создать проблемы при проверках трудовой инспекции или налоговых органов.
 
 
3. Как миграционная служба может узнать о нарушении?
Миграционные органы могут получить информацию о нарушении несколькими способами:

Отчетность в ФНС:

Вы платили налоги за сотрудника по патенту. После окончания патента эти выплаты становятся неправомерными.
ФНС может передать информацию в миграционную службу.
Проверки миграционной службы:

При плановых или внеплановых проверках миграционные органы могут запросить документы на всех иностранных работников.
Жалобы третьих лиц:

Другие организации или граждане могут сообщить о нарушении.
Сам иностранец:

Если сотрудник решит подать жалобу на то, что его зарплата не выплачивалась, это также может привести к проверке.
 
 
4. Что делать?
Вариант 1: Уволить сотрудника сейчас
Оформите увольнение по статье 81 ТК РФ (пункт 6 — прекращение деятельности работодателя либо ликвидация организации) или по статье 327.3 ТК РФ (прекращение действия патента).
В трудовой книжке укажите дату увольнения — ближайшую к моменту, когда стало известно об отсутствии сотрудника (например, январь 2025 года).
 
Преимущества:
Формально вы закроете вопрос о его трудоустройстве.
Избежите дальнейших проблем с отчетностью.
 
Риски:
Возможный штраф за то, что сотрудник числился в вашей организации после окончания патента (до 800 000 рублей для юрлица).
 
 
Вариант 2: Подать уведомление в миграционную службу
По закону работодатель обязан уведомить миграционные органы об увольнении иностранного гражданина в течение 3 рабочих дней после прекращения трудовых отношений.
Если вы сейчас подадите уведомление, миграционная служба может запросить объяснения по поводу того, почему сотрудник числился в вашей организации после июня 2024 года.
 
Преимущества:
Вы выполните свои обязательства перед миграционной службой.
Исключите риск будущих проверок.
 
Риски:
Штраф за использование труда иностранца без действующего патента (до 800 000 рублей для юрлица).
 
 
Вариант 3: Не подавать уведомление
Если вы не подадите уведомление в миграционную службу, формально вы сохраните статус quo, но это чревато серьезными рисками: Миграционная служба может выявить факт нарушения через другие каналы (например, через ФНС).
Вас могут оштрафовать за незаконное привлечение к труду.
 
Преимущества:
Отсрочка решения проблемы.
 
Риски:
Значительные штрафы, если нарушение будет выявлено.
Проблемы с проверками других контролирующих органов.
 
 
5. Как минимизировать риски?
А) Увольнение и уведомление
Увольтите сотрудника сейчас (с указанием даты увольнения, например, с января 2025 года).
Подайте уведомление в миграционную службу.
При этом подготовьте объяснительную записку, где укажите: Сотрудник покинул Россию в июне 2024 года.
Вы не знали о его отсутствии до января 2025 года.
Все налоги по патенту были уплачены в соответствии с законом до июня 2024 года.
 
Б) Обжалование штрафа
Если миграционная служба всё же назначит штраф:

Обратитесь в суд с аргументами: Сотрудник покинул страну добровольно.
Вы не могли знать о его отсутствии в период с июля 2024 года по январь 2025 года.
Все налоги были уплачены в установленные сроки.
 
 
6. Как миграционная служба узнает о нарушении?
Миграционная служба может получить информацию о нарушении через:

ФНС: Если налоговики заметят несоответствие между выплатами по патенту и фактическим трудоустройством.
Проверки: Во время плановых или внеплановых проверок.
Инициатива иностранного гражданина: Если сам работник подаст жалобу.
 
 
7. Заключение
Наиболее правильным вариантом будет уволить сотрудника сейчас и подать уведомление в миграционную службу :

Это позволит вам закрыть вопрос о его трудоустройстве.
Хотя есть риск получить штраф за период с июля 2024 года по январь 2025 года, вы сможете обосновать свою позицию в суде.
 
Если вы решите не подавать уведомление, это может привести к более серьезным последствиям, если нарушение будет выявлено позже.

 
 
8. Рекомендации
Подготовьте документы:

Копии платежных документов по патенту.
Объяснительную записку о том, что сотрудник покинул страну в июне 2024 года.
Доказательства того, что вы не могли знать о его отсутствии до января 2025 года.
Увольте сотрудника:

Оформите увольнение с указанием даты, когда вы узнали о его отсутствии (например, январь 2025 года).
Подайте уведомление:

Сообщите миграционной службе об увольнении.
Обжалуйте штраф (если он будет):

Если миграционная служба вынесет решение о штрафе, обратитесь в суд с объяснением ситуации.
Если мой ответ Вам помог, то не забудьте поставить "+"