Нужно ли бухгалтеру подписывать документы в ЭДО своей электронной подписью?

Question

Доброго дня! Столкнулась с поиском нового рабочего места, рассматриваю вакансии в бухгалтерии и в частности главным бухгалтером. Вопрос в следующем, во многих местах куда я приходила собеседоваться по какой-то причине бухгалтер использует свою электронную подпись для подписи в эдо исходящих (реализации) и входящих документах, есть ли законодательные обоснования к этому? Ведь в бумажном документообороте в упд предусмотрены несколько подписей, от руководства, бухгалтера. По определению фз 402 о бух учете бухгалтер только отражает факты хоз деятельности компании. Не принимает эти решения, более того не обязан перепроверять реальность этих операций и решений. Действительно логичные подписи бухгалтера на мой взгляд должны стоять на отчетности бух и налоговой, кадрам, счета фактуры на авансы и реализации, акты сверок, Пожалуйста, хотелось бы услышать что думает об этом компетентный юрист, ведь бухгалтер не обязан быть представителем компании по умолчанию, а подписи электронные в единственном числе говорят только об жесточайшей ответственности единственного подписывающиего лица, если хоз факт окажется ложным или поддельным. Ожидаю от вас ответа со ссылками на законодательные акты.

Ольга Чистякова · Answer

Добрый день. По общему правилу право подписи финансовых документов принадлежит руководителю организации и/или главному бухгалтеру (в зависимости от вида документа) (ст. 53 ГК РФ, п. 4 ст. 32, ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ч. 8 ст. 13 Закона N 402-ФЗ, п. 6 ст. 169 НК РФ). Бухгалтерская (финансовая) отчетность, включающая баланс, считается составленной после подписания ее руководителем организации (ч. 8 ст. 13, ч. 1 ст. 14 Закона N 402-ФЗ, Приложение N 1 к Приказу Минфина России от 02.07.2010 N 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций». До недавнего времени подпись главного бухгалтера была обязательным реквизитом бухгалтерской отчетности. Однако Приказом Минфина России от 06.04.2015 N 57н строку, предназначенную для подписи главбуха, исключили из форм. Поэтому проставлять подпись бухгалтера в бухгалтерском балансе больше не нужно (Приложение N 1 к Приказу N 66н). Руководитель вправе делегировать третьим лицам часть своих полномочий, в том числе право подписи бухгалтерской отчетности, выдав доверенность на подписание документов (Письмо ФНС России от 26.06.2013 N ЕД-4-3/11569). В организации могут издаваться различные организационно-распорядительные документы о возложении функции подписания отчетности на иных лиц (приказ, распоряжение и др.). Однако для третьих лиц достаточным подтверждением полномочий лица на подписание документов является доверенность от директора; проверять наличие таких организационно-распорядительных документов не требуется.

Алина Гончарова · Answer

Здравствуйте, Анастасия! В соответствии с ч. 1 ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ, при использовании электронной подписи юридического лица владельцем квалифицированного сертификата указывают лицо, которое действует от имени этого юрлица без доверенности (проще говоря, генеральный директор). Если же от имени юридического лица выступает его представитель по доверенности (хоть главный бухгалтер, хоть любой другой сотрудник, хоть юрист — кто угодно), документ подписывается одновременно ЭП этого лица + ЭП юридического лица с представлением доверенности. То есть при подписании документа ЭП будет видно, что главный бухгалтер не является лицом, имеющим право действовать от имени юридического лица без доверенности. Соответственно, у него нет полномочий генерального директора.

Юрий Колковский · Answer

Здравствуйте. Электронный документооборот представляет собой способ обмена и работы с документами, оригиналы которых формируются в электронном виде. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы подписываются электронной подписью. Такой документ, подписанный квалифицированной ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» по какой-то причине бухгалтер использует свою электронную подпись для подписи в эдо исходящих (реализации) и входящих документах, На самом деле, подобные действия возможны, если они оговорены как в трудовом договоре (т.е. по согласованию с сотрудником), так и во внутренних документах организации. То есть организация в этом случае возлагает на конкретного сотрудника определенные обязательства, которые включат в том числе и подписание через ЭДО вышеуказанных документов. При этом надо понимать, о каких именно документах идет речь — внутренних или внешних. С помощью внутреннего ЭДО в первую очередь согласуются договоры, различные проекты, сметы, приказы, отчеты и инструкции. Представляется, что при собеседовании все же стоит уточнять обязанность подписания каких именно документов возлагается на бухгалтера. На мой взгляд, тут есть какое-то недопонимание.