Как правильно оформить документы при перевозке груза между отправителем, экспедитором и получателем?

Здравствуйте!

При правильном случае это должно осуществляться на основании договора. 

Федеральный закон от 30.06.2003 N 87-ФЗ  «О транспортно-экспедиционной деятельности»

Статья 4. Обязанности экспедитора
1. Экспедитор обязан оказывать услуги в соответствии с договором транспортной экспедиции. При заключении договора транспортной экспедиции экспедитор обязан проверить достоверность предоставляемой клиентом необходимой информации (данных о физическом лице или сведений о юридическом лице, выступающих стороной договора транспортной экспедиции), после чего отразить ее в договоре. Внесение в договор транспортной экспедиции такой информации без проверки ее достоверности не допускается.

Здравствуйте!

Вопрос: Как правильно оформлять документы между: грузоотправителем, экспедитором, грузополучателем?

Для обеспечения надлежащего правового регламента и контрактных / договорных отношений между грузоотправителем, экспедитором и грузополучателем, преодолеть выраженные Вами возможно путем оформления договоров, с учетом требований Федерального закона от 30.06.2003 N 87-ФЗ  «О транспортно-экспедиционной деятельности», статьи 4.

Подробнее тут:

www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_43006/f373fcdae66c4779450a56393408ed3b76cc7dfb/

Грузоотправитель должен заключить договор с экспедитором, определяющий общие условия работы.
Экспедитор также может заключить договор с клиентом (грузополучателем).
При отсутствии письменного договора, его не заменить на маршрутный лист.
Дополнительные документы для правовых отношений между участниками: От грузоотправителя к экспедитору: Акт о приемке товаров (Унифицированная форма N ТОРГ-1) (ОКУД 0330201), утверждена — Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132.

Подробнее тут:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_32449/13a59caa987f5b7f3a299361223eca3f0b41d00b/

Порядок оформления и формы экспедиторских документов можете посмотреть тут: https://docs.cntd.ru/document/902091055

С учетом требований Порядка оформления и форм экспедиторских документов", утвержденного Приказом Минтранса РФ от 11 февраля 2008 г. N 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов», в соответствии со ст. 2 Федерального закона от 30 июня 2003 года N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»,  п. 7 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2006 года N 554, используется поручение экспедитору, которое определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции, приложение N 1 к Порядку оформления и форм экспедиторских документов", утвержденного Приказом Минтранса РФ от 11 февраля 2008 г. N 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов», (Подробнее тут: https://docs.cntd.ru/document/902091055?marker=7DS0KC), экспедиторская расписка, которая подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя, приложение N 2 к Порядку оформления и форм экспедиторских документов", утвержденного Приказом Минтранса РФ от 11 февраля 2008 г. N 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов» (подробнее тут: https://docs.cntd.ru/document/902091055?marker=7DU0KD), складская расписка, подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение, приложение N 3 к Порядку оформления и форм экспедиторских документов", утвержденного Приказом Минтранса РФ от 11 февраля 2008 г. N 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов» (подробнее тут: https://docs.cntd.ru/document/902091055?marker=7E00KE).

Каверзные моменты :

Нестандартные ситуации, как отсутствие времени на подпись договора перед отправкой груза, то в таком случае можно использовать договор и его подписывать ЭЦП для соблюдении процедур аутентификации и идентификации сторон.
Водители должны иметь доверенность на управление автомобилем и, как минимум, копию договора с экспедиционной компанией, доверенность.
Следует учитывать, что Федеральный закон от 30.06.2003 N 87-ФЗ  «О транспортно-экспедиционной деятельности», статья 4, требует наличия письменного договора для оформления отношений между сторонами, особенно когда речь идет о коммерческих операциях.

а) Что делать если не всегда получается день в день подписать договор, а груз уже надо отправлять? Какой документ можно использовать, чтобы отношения между нами и экспедитором считались оформленными и он был материально ответственен за груз?

 Здравствуйте. 

Вы должны понимать, что отсутствие договора фактически лишает Вас возможности оговорить все условия взаимоотношений с экспедитором, что чревато критическими проблемами в случаях, когда все идет не так, как Вы предполагали. Вы можете называть Ваш договор как угодно, в том числе и маршрутным листом, если в нем присутствут все условия взаимоотношений с экспедитором. Но не совсем понятно почему, если Вы можете выдавать маршрутный лист, Вы точно также не можете подписать нормальный договор?

Согласно ст 434 ГК РФ

2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абзаца второго пункта 1 статьи 160 настоящего Кодекса.

Что Вам мешает оговорить все условия?

б) Беря в расчет условия из пункта «а», какие документы нужно затребовать от водителя? Доверенность? Чтобы была печать с собой?

 Тут тоже не совсем понятно. Вы же отправитель? А экспедитор это кто? Какое отношение к нему имеет водитель? Или экспедитор это юрлицо и водитель является его работником? Требуются пояснения. Но естественно водитель должен обладать првомочиями от юрлица, если он является его работником. Печать не является обязательным реквизитом документа.

Если Вам потребуется дополнительная консультация по этому вопросу и/или составление документов, либо возникнут иные правовые вопросы, Вы можете обратиться ко мне в чат за персональной консультацией.