2 Нужны ли приказы внутри организации?

Здравствуйте Анастасия! 

1) Какие документы необходимо оформить для эксплуатации этого автомобиля сотрудниками (понадобятся образцы): как вести учет гсм, путевые листы и т.п. 

 Учет ГСМ ведут по фактической стоимости, если водитель покупает бензин за свой счет, в учете это оформляется на основании авансового отчета и чеков АЗС. Если бензин покупают по топливной карте, в учете его оформляют на базе отчета организации — держателя карты.

В путевом листе нужно указать период, в который будет действовать документ. Если его оформляют больше, чем на один день, в путевом листе нужно проставить дату начала и окончания действия. Организации указывают в путевом листе правовую форму, название фирмы, место ее нахождения, контактный номер.

 2) Нужны ли приказы внутри организации?

Да, приказы нужны внутри организации. Существуют общие требования охраны при эксплуатации транспортных средств. 

3) Какие сопроводительные документы необходимо иметь с собой сотруднику при поездке на этом автомобиле? Есть ли разница в сопроводительных документах едет ли он с пустым кузовом или с полным (перевозит материалы)?

Водительское удостоверение, ПТС и СТС на данное транспортное средство, страховой полис. Сопроводительные документы на груз, если таковые имеются, например (накладная). 

Согласно, гл. ХХI Приказ Минтруда России от 09.12.2020 N 871н «Об утверждении Правил по охране труда на автомобильном транспорте». 

Более подробная информация содержится в ссылке ниже:

 https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_371368/c4bccf8df0c4526cf61b44d2d6f52da0f2e7693a/

Здравствуйте, Анастасия!

Поскольку речь идет об УСН  с налогообложением  15%,   чтобы учесть затраты на ГСМ в целях применения УСН, необходимо документальное подтверждение:

— размера понесенных затрат;

— экономической обоснованности и направленности затрат на получение дохода.

Налоговое законодательство не содержит требований к составу документов, которыми должны подтверждаться расходы налогоплательщика.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.(ст.9 Закона №402-ФЗ)

Подтверждения экономической обоснованности расходов на ГСМ основным документом является путевой лист, а подтверждением размера понесенных затрат   может быть   кассовый  чек  АЗС. 

Состав сведений и порядок оформления путевого листа, утв. Приказом Минтранса РФ №390 по ссылке https://docs.cntd.ru/document/352337145?marker=6560IO

При этом     обязанность составлять путевые листы распространяется на юридических лиц и ИП, использующих транспортные средства для перевозки пассажиров и багажа, грузов.(ст..6 УАТ).

То-есть  у  ООО  нет обязанности оформлять путевой лист  на легковой автомобиль  и легкий коммерческий транспорт, когда на них не осуществляется перевозка пассажиров, багажа  и груза, но  его оформление  необходимо   для   учета расходов  на ГСМ 

Путевой лист и документы  о  подтверждение размера понесенных затрат в дальнейших ответах не  упоминаю.

 Какие документы необходимо оформить внутри компании для эксплуатации этого автомобиля? (Эксплуатирует автомобиль жена ген.директора и ситуационно сам ген.директор).

 Если жена не  работник ООО, ТС можно передавать ей по договору аренды либо по доверенности

Но крайне рискованно  в этом случае учитывать  ГСПМ,   в  расходах  при   налогообложении. 

За генеральным директором  ТС можно закрепить приказом по ООО.

1) Какие документы необходимо оформить для эксплуатации этого автомобиля сотрудниками (понадобятся образцы): как вести учет гсм, путевые листы и т.п.

Приказ  о закреплении ТС за работниками,  бланк  образца  можете скачать   с сайта  по ссылке https://www.glavbukh.ru/art/93256-prikaz-o-zakreplenii-transportnogo-sredstva-za-voditelem-obrazets

Способ учета расходов на ГСМ можно   утвердить в учетной политике ООО.

Указав в ней, будет ли ООО  нормировать расходы и если да, то по каким нормам списывать — собственным или утвержденным Минтрансом.

Распоряжение Минтранса о нормах   расхода   по ссылке https://docs.cntd.ru/document/902092963

2) Нужны ли приказы внутри организации?

Нужны, ответил выше

3) Какие сопроводительные документы необходимо иметь с собой сотруднику при поездке на этом автомобиле? Есть ли разница в сопроводительных документах едет ли он с пустым кузовом или с полным (перевозит материалы)?

Не думаю, что нужны сопроводительные документы на материалы ООО.

Они нужны для груза,  когда он   принят к перевозки.

Здравствуйте!

Отвечу по порядку заданных вами вопросов:

А) Легковой автомобиль оформили на юридическое лицо (ООО, УСН 15%) после выкупа из лизинга. Какие документы необходимо оформить внутри компании для эксплуатации этого автомобиля? (Эксплуатирует автомобиль жена ген.директора и ситуационно сам ген.директор). Образцы документов – желательны.

Б) Юридическое лицо (ООО, УСН 15%) приобрело легкий коммерческий транспорт (цельнометаллический фургон Ситроен Джампер). Данный автомобиль используется сотрудниками компании для выездов на строительные объекты по близлежащим областям Центрального округа. Эксплуатируют автомобиль: прораб, бригадир-монтажник, руководитель отдела строительства (по ситуации).

1) Какие документы необходимо оформить для эксплуатации этого автомобиля сотрудниками (понадобятся образцы): как вести учет гсм, путевые листы и т.п.

2) Нужны ли приказы внутри организации?

3) Какие сопроводительные документы необходимо иметь с собой сотруднику при поездке на этом автомобиле? Есть ли разница в сопроводительных документах едет ли он с пустым кузовом или с полным (перевозит материалы)?

А) Легковой автомобиль оформлен на юридическое лицо (ООО, УСН 15%) после выкупа из лизинга
Для эксплуатации автомобиля сотрудниками (жене гендиректора и гендиректору в ситуационных случаях) необходимо:
Документ, подтверждающий право на собственность автомобиля.
Приказ о назначении сотрудникам права использования автомобиля (не обязателен, но рекомендуется для ясности внутри компании).
Учет гсм (грузоподъемности) автомобиля:
Составление списка автомобилей и их характеристик в бухгалтерском учете.
Учет амортизации автомобиля исходя из срока полезного использования (СПИ) автомобиля, который должен быть установлен в соответствии с бухгалтерским и налоговым законодательством.
Путевые листы:
Составление путевых листов для каждого поездки сотрудника.
Учет расходов на топливо, ремонт и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля.
Образцы документов:
Приказ о назначении права использования автомобиля сотрудникам.
Путевые листы.

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», статьи 9. «Первичные учетные документы», установлено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Подробнее тут: www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/
Б) Юридическое лицо (ООО, УСН 15%) приобрело легкий коммерческий транспорт (цельнометаллический фургон Ситроен Джампер).
Для эксплуатации автомобиля сотрудниками (прорабом, бригадиром-монтажником, руководителем отдела строительства) необходимо:
Документ компании, подтверждающий право на собственность автомобиля.
Приказ о назначении сотрудникам права использования автомобиля (не обязателен, но рекомендуется для ясности внутри компании).
Учет гсм (грузоподъемности) автомобиля:
Составление списка автомобилей и их характеристик в бухгалтерском учете.
Учет амортизации автомобиля исходя из срока полезного использования (СПИ) автомобиля, который должен быть установлен в соответствии с бухгалтерским и налоговым законодательством.

При этом, согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», статьи 9. «Первичные учетные документы», установлено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. 

Подробнее тут: www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/
Путевые листы:
Составление путевых листов для каждого поездки сотрудника.
Учет расходов на топливо, ремонт и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля.
Образцы документов:
Приказ о назначении права использования автомобиля сотрудникам.
Путевые листы.
Приказы внутри организации необязательны, но рекомендуются для ясности внутри компании.
Сопроводительные документы при поездке на этом автомобиле:
Документ о собственности на автомобиль (паспорт технического средства).
Приказ о назначении права использования автомобиля сотрудникам (если используется).
Свидетельство о регистрации автомобиля (свидетельство о государственной регистрации транспортного средства).
Водительские удостоверения сотрудников.
Справка о техническом состоянии автомобиля (если автомобиль используется с полным грузом).
Справка о страховании автомобиля (если автомобиль используется с полным грузом).
Разница в сопроводительных документах едет ли он с пустым кузовом или с полным (перевозит материалы) не существенна, так как все сопроводительные документы должны быть представлены при любом виде использования автомобиля.