Работодатель не обязан подробно обосновывать причину сокращения в кадровых документах, но в случае спора

Здравствуйте Екатерина.

Вопрос, какую мы можем указать причину при сокращении при возникновении реального спора или жалобы работника?

Чтобы было понятнее то, какие виды сокращений существуют в рамках трудового законодательства РФ, рекомендую ознакомиться полностью  с разъяснениями по следующей ссылке:

Сокращение численности или штата?-https://www.garant.ru/article/386970/

Сокращение численности  уменьшение количества штатных единиц, а  сокращение штата  полное исключение  некоторых должностей, т.е. сокращение сокращению рознь.

Но это и есть те причины, которые вправе использовать работодатель.

Далее я продолжу в следующем ответе ниже.

Здравствуйте, Екатерина!

Поскольку Вам ответ на вопрос 

какую мы можем указать причину при сокращении при возникновении реального спора или жалобы работника?

 не дан, попробую изложить, как можно обосновать необходимость сокращения.

Ст. 81 ТК РФ и другими положениями ТК РФ не даются основания сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя.  Сокращение проводится  исключительно по инициативе работодателя и исходя из его соображений.

Если не считать, что сокращение проводится лишь для избавления от неугодного работника, то основаниями могут быть:

Объективные технологические, экономические или организационные причины.

К числу организационных причин могут быть, например, отнесены:

— изменения в структуре управления организации (например, начальника отдела заменить на начальника отделения вследствие уменьшения объема работ);

— внедрение определенных форм организации труда (бригадные, арендные, подрядные и др.).

В число технологических изменений условий труда, например, входят:

— внедрение новых технологий производства;

— внедрение новых машин, станков, агрегатов, механизмов;

— усовершенствование рабочих мест;

— разработка новых видов продукции;

— введение новых или изменение технических регламентов.

Но тут вопрос: а отдел кто будет возглавлять, если Вы не сокращаете отдел?

и  не забывайте, что увольнение по сокращению не обязательно. Норма закона говорит (ст. 81 ТК РФ):

Трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случаях:

2) сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;

Поэтому, прежде чем уволить работника в связи с сокращением численности или штата работников организации индивидуального предпринимателя необходимо предлагать ему другую работу и если он отказывается, то только тогда возможно увольнение работника по сокращению.

А для достоверности действий работодателя, работников отдела можно переназначать на такие же должности, но в других отделах (это тоже войдет в сокращение). Тогда обоснование — оптимизация оргштатной структуры, с целью сокращения расходов на содержание отдела и  увеличения расходов, например, на стимулирующие выплаты, за счет высвобождающих средств при сокращении и оптимизации.