Добрый день!
Вам надо отправить им досудебную претензию. Это обязательный порядок досудебного урегулирования споров, если вы не предоставите в суд доказательства, что пытались защитить свои права без суда — суд не примет исковое. То есть эту претензию с доказательствами отправки надо будет приложить к исковому заявлению.
В претензии укажите всю суть вопроса, ваши требования, основания требований (п.2 ст. 475 ГК РФ), можете потребовать проценты за пользование вашими средствами (п. 1 ст. 395 ГК РФ), обязательно напишите, что в случае невыполнения ваших требований вы подадите в суд.
Вы можете подать в суд на 31 день после отправления им претензии (п. 5 ст. 4 АПК РФ).
Если не заплатят — подаете заявление в арбитражный суд.
Потом, если по решению суда не платят сами, получаете исполнительный лист и идете в банк должника или к приставам.
Расходы — госпошлина, ее размер будет зависеть от цены иска (то есть от общей суммы, которую вы будете просить выплатить вам по исковому заявлению), расходы на подготовку документов (либо можете попробовать сделать сами), расходы на представителя (представитель будет представлять ваши интересы на судебных заседаниях, либо можете представлять себя сами). Обычно юрист, составляющий иск, является также представителем в суде.
АПК РФ Статья 59. Ведение дел в арбитражном суде через представителей
1. Граждане вправе вести свои дела в арбитражном суде лично или через представителей. Ведение дела лично не лишает гражданина права иметь представителей.
Госпошлину посчитать можно посчитать тут: https://msk.arbitr.ru/process/duty/calc Например для иска в 300 тыс. госпошлина составит 9 тыс. В исковом заявлении надо просить суд взыскать госпошлину с ответчика в соответствии со ст. 110 АПК РФ.
Расходы на представителя и прочие юридические услуги тоже надо просить взыскать с ответчика, при этом к исковому надо будет приложить доказательства оплаты этих услуг (копии договора, платежного поручения и тп). Расходы на юр услуги суд обычно возмещает выигравшей стороне, но не в полном объеме, так что сильно тратиться смысла нет — на сто процентов вы эти расходы не вернете скорее всего.
Составляете исковое и один оригинал его отправляете ответчику почтой (лучше заказным с описью вложения).
К исковому для суда прикладываете копии всех документов и доказательств, копию досудебной претензии и документов об ее отправке ответчику, почтовую квитанцию об отправке искового ответчику, копии расходов на юр услуги, оригинал оплаты госпошлины, можете выписки из ЕГРИП распечатать по себе и по ответчику, тоже приложить.
Расходы на суд — как минимум уплата пошлины — будут точно.
Плюс юр услуги, если иск будет составлять юрист. Нужен ли вам представитель в суде — вопрос спорный. Если сумма небольшая — то дело будет рассматриваться упрощенно, без вызова сторон. Но в случае экспертизы — суд может перевести дело в обычный, очной порядок рассмотрения.