В разговоре сотрудник прокуратуры сказал что один из жителей обратился в нашу компанию (и якобы показывал скрин переписки по электронной почте) с различными вопросами и якобы мы не ответили

Здравствуйте. 

Если не располагаете сведениями о направлении жильцами писем на электронную почту, то лучше так и ответить на запрос прокурора. Ничего страшного в этом нет.

Факт получения бумажного письма по почте подтверждается сведениями для отслеживания почтового отправления по номеру РПО и заказному уведомлению (если письмо направлялось с обратным уведомлением).

На электронные письма, которые невозможно идентифицировать (кто конкретно обратился), УК отвечать не обязана. 

На письма, направленные жильцами (собственниками) по почте, отвечать следует с учетом предмета запроса/обращения. На каждый запрос есть конкретный срок, установленный законом.

Сроки установлены Постановление Правительства от 15 мая 2013 г. № 416 О порядке осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами". 

Исходя из написанного, ответ на обращение должен быть дан в течение двух недель (если в нем не содержалось дополнительных требований).

Несоблюдение сроков ответа жителям домов считается нарушением лицензионных требований. Если ООО является УК.

ГЖИ могут вынести управляющей организации предписание и наказать по ч. 2 ст. 14.1.3 КоАП РФ.

В иных случаях, ответственности за непредоставление ответа можно избежать

Доброго времени суток.

Формально, вы могли нарушить требования ФЗ №59 от 2006 г. «О рассмотрении обращений граждан РФ», согласно которому 

Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения,… в… иные организации, на которые возложено осуществление публично значимых функций, и их должностным лицам.

В соответствии с п. 1 ст. 12 Федерального закона от 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» срок письменного обращения составляет 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

И тут будет решаться вопрос именно в том, осуществляете ли вы публично значимые функции. 

Но прокуратура формально может усмотреть нарушение требований ст.5.59 КоАП РФ

КоАП РФ Статья 5.59. Нарушение порядка рассмотрения обращений граждан \ КонсультантПлюс (consultant.ru)

Однако, в возбуждении административного дела скорее всего откажут.

Так как согласно в Постановления Конституционного Суда РФ от 18.07.2012 N 19-П «По делу о проверке конституционности части 1 статьи 1, части 1 статьи 2 и статьи 3 Федерального закона „О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“ в связи с запросом Законодательного Собрания Ростовской области» указано, что положения Федерального закона N 59-ФЗ распространяются на рассмотрение обращений осуществляющими публично значимые функции государственными и муниципальными учреждениями и иными организациями.

И вряд ли ваша организация может быть отнесена к ним, так как создана для извлечения прибыли и является коммерческой.

Добрый день. 

Наше ООО занимается оказанием услуг для жителей многоквартирных домов.

 Вы управляющая организация? Если так, то формально  ваше юридическое лицо может относится  к числу организаций, осуществляющих публично-значимые функции, поскольку его деятельность направлена на выполнение публично значимых задач, затрагивает права и интересы значительного количества граждан, проживающих в многоквартирных домах.  А значит на Ваше юридическое лицо распространяется порядок рассмотрения обращений граждан, предусмотренный ФЗ " О порядке рассмотрения обращения граждан в РФ№ от 02.05.2006 года № 59-ФЗ. 

Статья 1. Сфера применения настоящего Федерального закона

4. Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением указанными органами, должностными лицами обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляющими публично значимые функции государственными и муниципальными учреждениями, иными организациями и их должностными лицами.

По общему правилу письменные обращения подлежат рассмотрению в соответствии с компетенцией в течение 30 дней со дня их регистрации. И только в исключительных случаях этот срок может быть продлен еще до 30 дней, о чем уведомляется заявитель (ст 12 указанного выше ФЗ).

Согласно статье 15 названного Закона, лица, виновные в его нарушении, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации. Ответственность может быть административной по ст. 5.59 КоАП РФ — Нарушение порядка рассмотрения обращений граждан, данная статья предусматривает назначение штрафа от 5000 до 10000 рублей,  но практика по ней достаточно противоречивая, в ряде субъектов должностных лиц управляющих компаний  по ней привлекают (например Хабаровский край), а где-то суды считают что управляющие компании не являются субъектами данной статьи (Томская область).  

Существует ли обязательство у ЮЛ отвечать на произвольные запросы жителей по электронной почте (или через чат)

 Статья 7 59-ФЗ гласит что 

3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

Поэтому отвечать обязанность есть. Но для наступления административной ответственности нужно доказать, что обращение было получено адресатом и умышленно проигнорировано должностным лицом организации. 

как подтверждается факт получения письма по почте самим ЮЛ?

 Суд ( а дела по 5.59 КоАП РФ рассматриваются именно им) может оценить совокупность доказательств, например скрины отчетов о доставки сообщений, опросы работников организации и т.п., но это нужно сильно разозлить прокуратуру чтобы ее работники занимались сбором таких доказательств.  Так что в Вашем случае, возможно прокурор ограничится максимум  внесением Вам  представления или предостережения о недопустимости нарушения законодательства о порядке рассмотрения обращения граждан.