Какие уполномоченные организации в праве требовать от исполнителя документы, подтверждающих фактические расходы на заказчика?

Добрый вечер, Евгений.

Как правило это Налоговые органы

Независимо от того, как возмещаются расходы (в составе цены договора или сверх ее), а также от статуса исполнителя (юридическое лицо, физическое лицо, индивидуальный предприниматель, физическое лицо или индивидуальный предприниматель на НПД), суммы возмещения расходов исполнителя, связанных с исполнением договора, учитываются при расчете налога на прибыль при условии, что они экономически оправданны, осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода, документально подтверждены и не поименованы в ст. 270 НК РФ (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 03-03-06/1/46709).
Такое возмещение можно учесть либо в составе других прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), либо в составе того же вида расходов, к которому отнесено вознаграждение исполнителя, в зависимости от характера выполненных работ, оказанных услуг (п. 4 ст. 252 НК РФ). Например, в составе материальных расходов (пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ), прочих расходов — если исполнитель является индивидуальным предпринимателем (пп. 41 п. 1 ст. 264 НК РФ), расходов на оплату труда — если исполнитель не является индивидуальным предпринимателем (пп. 21 ст. 255 НК РФ, Письмо Минфина России от 22.07.2020 N 03-03-06/1/63730).
При этом компенсацию расходов исполнителяна проезд и проживание нельзя учитывать как расходы на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264НК РФ), поскольку поездки исполнителяпроизводятся в рамках гражданско-правовых, а не трудовых отношений с организацией-заказчиком и командировками не признаются (ч. 1 ст. 166, ст. 168 ТК РФ, Письмо Минфина России от 19.12.2006 N 03-03-04/1/844).
Документальным подтверждениемфактически понесенных и оплаченных исполнителем расходов, непосредственно связанных с исполнением договора, являются следующие документы:
в общем случае — договор, акт о выполнении работ, оказании услуг, чеки ККТ, БСО, товарные чеки, проездные билеты и т.д.;
для исполнителей, применяющих НПД, — договор, обязательно чеки из приложения «Мой налог». Акт может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для целей налогового учета расходов заказчика (ч. 1 ст. 14, ч. 8 ст. 15Закона N 422-ФЗ, Письмо Минфина России от 22.09.2021 N 03-11-11/76769, п. 4 Письма ФНС России от 20.02.2019 N СД-4-3/2899@).
При наличии документального подтверждениявозмещаемые исполнителю расходыпризнаются организацией-заказчиком в налоговом учете:
при методе начисления — на дату подписания акта о выполнении работ, оказании услуг (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ);
при кассовом методе — после их фактической выплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Для более детальной консультации Вы можете обратиться ко мне в чат.

Буду рада узнать, что в настоящее время мой ответ вам помог.

Здравствуйте, Евгений! 

Здесь в данном случае будут Налоговые органы. Как сами расходы возмещаются также это должно быть указано в самом договоре, в данном случае от статуса самого исполнителя (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, физическое лицо или лицо которое находится на НДП). Также суммы возмещения расходов исполнителя, которые связаны с исполнением договора. Будут учитываться при расчёте налога на саму прибыль, при условии если будут экономически оправданы.