Что это за справка и где её взять?

Добрый день!

Утеря паспорта является административным нарушением с ответственностью, предусмотренной ст. 19.16. КоАП РФ в размере от 100 до 300 рублей или вынесение предупреждения.

Учитывая тот факт, что ваш подчиненный является военнослужащим, то вы должны, на основании ст. 2.5 КоАП привлечь его к дисциплинарной ответственности, зафиксировать это приказом и выдать виновному справку, подтверждающую его наказание. 

С этой справкой он обращается в паспортный стол и получает паспорт.