Наилучшие практики оформления (приёмка к учёту) ПО. НМА?

Здравствуйте, Александр! 

Исходя из того, что Вы сам пишите 

ПО, по сути, является ядром бизнеса, основным средством производства, без которого бизнес как таковой невозможен

Программное обеспечение не является основным средством, но как результат интеллектуальной деятельности, может быть учтено в  бухгалтерском учете. 

1. Заводить его всё же как НМА или как-то иначе?

Поскольку речь в вопросе идет о вложениях на разработку программного обеспечения, для признания расходов на его приобретение,  необходимо принять их на бухгалтерский учет,  как НМА.  

  Приказ  Минфина России от 27.12.2007 N 153н, об утверждении  «Положения по бухгалтерскому учету „Учет нематериальных активов“ (ПБУ 14/2007)» 

3.1.Организация, которая вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, может признавать расходы на приобретение (создание) объектов, которые подлежат принятию к бухгалтерскому учету в качестве нематериальных активов в соответствии с настоящим Положением, в составе расходов по обычным видам деятельности в полной сумме по мере их осуществления.

3. Ноу-хау это что-то иное?

Ноу-хау тоже относится к НМА

ст.257 НК РФ 

6) владение «ноу-хау», секретной формулой или процессом, информацией в отношении промышленного, коммерческого или научного опыта;

4. Если как НМА, то как быть со стоимостью и сроком полезного использования?

лучше (и какие плюсы/минусы):

— минимальный срок (2 года) и быстрая амортизация?

— неопределённый срок или средний срок (4-5 лет) и долгая\медленная амортизация?

В Вашем случае это документально подтвержденные  сумма по договору передачи РИД

ПБУ 14/2007
7. Фактической (первоначальной) стоимостью нематериального актива признается сумма, исчисленная в денежном выражении, равная величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности, уплаченная или начисленная организацией при приобретении, создании актива и обеспечении условий для использования актива в запланированных целях.

ПБУ 14/2007
срока действия прав организации на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации и периода контроля над активом;
ожидаемого срока использования актива, в течение которого организация предполагает получать экономические выгоды (или использовать в деятельности, направленной на достижение целей создания некоммерческой организации).
Срок полезного использования нематериального актива не может превышать срок деятельности организации.

Здесь нужно смотреть установлен   ли   в договоре РИД  срок действия прав на программное обеспечение.

 В их отсутствие стоит рассмотреть установление неопределенного срока действия

ПБУ 14/2007
Нематериальные активы, по которым невозможно надежно определить срок полезного использования, считаются нематериальными активами с неопределенным сроком полезного использования.

5. Что с идеей/практиками включения НМА в уставной капитал?

Включение НМА в уставной капитал возможно, при признании  участниками организации,  денежной оценки его фактической стоимости 

ПБУ14/2007
11. Фактической (первоначальной) стоимостью нематериального актива, внесенного в счет вклада в уставный (складочный) капитал (в том числе в случае внесения государственного или муниципального имущества в качестве вклада в уставные капиталы открытых акционерных обществ), уставный фонд, паевой фонд организации, признается его денежная оценка, согласованная учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Александр, здравствуйте. 

1. Однозначно как НМА, иних вариантов законодательство РФ не предусматривает для активов не имеющих материального воплощения и со сроком службы более 1 года.

2. Вопрос считаю отпавшим т.к. иных вариантов, кроме как отнести данный объект к НМА нет.

3. Нет, ноу-хау это тоже НМА Согласно п. 4 ПБУ 14/2007 так, что для бух. учета  не будет разницы, является ваше ПО ноу-хау или нет.

4.Если нигде не установлен срок действия вашего ПО вы должны установить его сами. Минимальный срок для налгового учета действительно составляет 2 года, что для вас лучше, установить минимальный или реальный однозначно сказать сложно. По сути разница тут в количестве расходов, которые вы сможете признать за год. При минимальном стоимость объекта быстро будет списана в расходы и он будет в балансе отражаться по 0 стоимости, но на его реальную рыночную стоимость это никак не повлияет. Поскольку НМА это актив, то его наличие в балансе благоприятно влияет на финансовый анализ деятельности предприятия, соответсвенно, для целей БУ я считаю выгоднее амортиировать его как можно дольше.

Как вижу из комментариев у вас УСН? Если так то для налогов не будет разницы в сроке использования НМА т.к. если нематериальный актив был куплен или создан во время работы на УСН, то расходы на него можно учесть с момента отражения НМА в бухгалтерском учете. В налоговом учете эти расходы списываются в течение года равными долями (пп. 2 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

5. Тут главный вопрос в том, каков размер уставного капитала вы планируете, а так же кто именно платил за создание этого НМА. НМА можно внести в УК только в том случае если это НМА является собственностью участника Общества, если же Общество само является заказчиком разработки ПО, то в этом случае речи о включении в УК не идет. 

Не важно как им именно способом ПО будет передано Обществу, в любом случае оно будет учтено в учете как НМА. Если участник один, и он же собстенник ПО, то он вполне может безвозмездно передать НМА Обществу, как вклад участника, но в этом случае для налогообложения в расходы стоимость ПО будет принять нельзя, т.к. не было затрат на его создание. Вот по сути единственный плюс того, чтобы включить НМА в УК. Так что если вас не смущает тот факт, что УК в этом случае будет довольно велик — включайте.