Покупка дизельного топлива по авансовому отчёту

Здравствуйте. Собственно я не вижу оснований для того, чтобы для использования таких незначительных сумм заключать договора. В таких случаях возможно приобретение ГСМ за наличный расчет на АЗС непосредственно водителями, которые в данном случае будут являться подотчетными лицами. Размер и срок, на который выдаются денежные средства, должны быть установлены учреждением на основании приказа руководителя. Наличные денежные средства на приобретение ГСМ надо будет выделять определенному кругу лиц, список которых должен быть также утвержден приказом руководителя.

Получая наличные денежные средства из кассы организации на приобретение ГСМ, водитель должен будет отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. При этом он должен представить в бухгалтерию отчет. 

Бухгалтер же в данном случае проверяет целевое расходование средств, выданных под отчет, а также наличие всех подтверждающих документов, в частности все выданные на АЗС чеки ККМ.

Следует также учесть, что в соответстви со ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Это означает, что помимо кассового чека, который свидетельствует об оплате ГСМ, потребуется также путевой лист и нормы расхода топлива.

Добрый день, Александр.

Вопрос: имеет ли право организация, при таких малых объемах расхода топлива покупать его по авансовому отчету, или всё же должна заключить контракт на поставку дизеля?

Александр

Да, имеет, поэтому требование бухгалтерии необоснованны (хотя понятно, что бухгалтерия всегда страхуется).

Учитывая, что я отвечала на вопрос по предложению администрации сайта, то вынуждена высказать доводы, которые могут в чем-то повторить доводы уважаемого коллеги.

Для отражения в бухгалтерском учете затрат на покупку ГСМ необходимы авансовые отчеты водителя (как подотчетного лица) с приложением кассовых чеков, выданных на АЗС.

Поэтому необходимо оформлять надлежащим образом выдачу денег под отчет, в соответствии с требованиями ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ, а также положениями Постановления Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 „Авансовый отчет“. 

Касаемо заключения контракта считаю, что его заключать неразумно, поскольку фактически он не выполним (исходя из тех фактов, которые Вы изложили).

Также отмечу, что нарушений положений ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 N 44-ФЗ нет, поскольку закупка осуществляется у единственного поставщика. 

Добрый день! В данном случае считаю, что организация имеет право покупать топливо по авансовому отчету без заключению муниципального контракта, либо путем  осуществления закупки у единственного поставщика в соответствии на основании ст. 93 Закона «о контрактной системе 44-ФЗ».

Как поступить в данной ситуации?

Согласно п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»  в общем случае выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме денежных средств и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.При этом подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который денежные средства выданы под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Порядок выдачи наличных денег под отчет муниципальному учреждению целесообразно определить путем принятия локального нормативного акта  (например приказ или распоряжение).

Авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, и при изложенных Вами обстоятельствах приобретение дизельного топлива таким способом будет соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе требованиям норм ФЗ " о бухгалтерском учете".