Андрей, здравствуйте.
Если ваше руководство официально не передало вам автомобиль, то оно вообще не обязано компенсировать вам расходы на ГСМ.
Оформляться передача путем составления приказа о закреплении автомобиля за вами, при этом составляется акт приемо-передачи.
Каждая поездка на автомобиле начинается с предрейсового медицинского осмотра.
Расход топлива подтверждается путевыми листами. Если поездка не записана в этот путевой лист, то считается, что вы используете автомобиль в личных целях (соответственно оплата ГСМ за ваш счет).
В зависимости от того, сколько вы наездили по путевому листу, вам компенсируются расходы по ГСМ по нормам, установленным распоряжением Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р «О внесении изменений в Методические рекомендации „Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте“, введенные в действие распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р».
Данное распоряжение вы можете найти в интернете и ознакомиться с ним.
Удачи.