Как сделать так, чтобы можно было выставлять акты (УПД) сразу в момент оплаты?

Уважаемый Аркадий! Доброго! А разве это больше не технический вопрос? Ссылку на свой сайт можете дать?

Надо посмотреть Вашу оферту. 

Как бы нам правильно составить договор и счет (да и вообще переименовать услугу), чтобы мы могли выставлять УПД сразу в момент оплаты?

Аркадий

Здравствуйте. Действительно, вместо акта об оказании услуг и счета-фактуры может быть подготовлен и направлен контрагенту УПД, общие рекомендации по заполнению которого с указаниями, какие поля подлежат заполнению, приведены в приложении к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96, которым утверждена официальная форма УПД.

Мне представляется, что поскольку ограничений по тому, когда именно передавать указанный документ контрагенту не имеется, то Вы вполне можете направлять УПД сразу при оплате.

Что касается формулировки, то в договоре необходимо предусмотреть во первых сам факт использования такого документа, подтверждающего оказание услуг, а во-вторых, следует указать, что данный документ направляется контрагенту в течение такого-то времени с момента перечисления средств и подлежит подписанию и возвращению обратно в течение определенного срока. В случае, если документ не возвращен и нет аргументированных возражений, то по истечению указанного срока он считается принятым без возражений. 

Здравствуйте Аркадий.

Как бы нам правильно составить договор и счет (да и вообще переименовать услугу), чтобы мы могли выставлять УПД сразу в момент оплаты?

Аркадий

Получается что, оплата производиться после списание со счета денежных средств(расчетного -с баланса клиента )  клиента, а это в свою очередь происходит в момент оказания  услуги телефония Вашей компанией.Если нет поправьте меня. 

У Вас вообщем то услуга  как я понял  в соответствии с 

«ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2). Общероссийский классификатор видов экономической деятельности» 

Деятельность центров обработки телефонных вызовов с кодом ОКВЭД 82.20

Так и    можете составить договор по обработки телефонных вызовов с использованием компьютерной телефонии и  выставляете УПД  в момент оказания услуги 

чтобы клиент мог сразу оплатить любую сумму, какую захочет, и сразу получить на выходе акт с НДС, который он мог бы учесть в расходах.

Аркадий

Это и есть  выставление УПД и Вы имеете право его выставить как я уже указал в момент получения услуги  клиентом .   Вам нужно в самом договоре указать  о том, что будете применять форму УПД чтобы избежать разногласия с клиентами и проверющими органами.

Обоснование находить свое отражение в ПИСЬМЕ ФНС РФ от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910

13 октября 2016

Вопрос: Об отражении в УПД одновременной отгрузки товаров и приемки-передачи сопутствующих услуг.

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПИСЬМОот 23 сентября 2016 г. N ЕД-4-15/17910

Федеральная налоговая служба, рассмотрев в рамках своей компетенции обращение по вопросу выставления универсального передаточного документа (далее — УПД) одновременно на товары и услуги, сообщает следующее.Начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект, не нарушая законодательство, может объединить в УПД информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам. Рекомендованная письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ форма УПД представляет собой счет-фактуру с расширенным набором дополнительных реквизитов первичных учетных документов.Налоговый кодекс Российской Федерации (далее — Кодекс) не содержит требования о выставлении отдельного счета-фактуры на каждый вид продукции или услуг. В одном счете-фактуре по самостоятельным позициям можно одновременно указать всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя, если соблюдаются установленные сроки выставления счетов-фактур (письма Минфина России от 10.11.2015 N 03-07-09/64493, от 30.10.2009 N 03-07-09/51).При этом при оформлении рекомендованной формы УПД необходимо учитывать специфику порядка составления такого документа. УПД объединяет в себе первичный учетный документ об отгрузке, являющийся основанием для составления счета-фактуры, оформленный таким образом, что исполняются установленные статьей 169 Кодекса требования к счетам-фактурам. То есть при составлении УПД им оформляется одновременно и отгрузка товара (работы, услуги), и выставление счета-фактуры по факту этой конкретной отгрузки. В целях определения содержания факта хозяйственной жизни, документируемого первичным учетным документом, в рекомендованную форму УПД включено поле для отражения информации об основании проведения операции, позволяющей однозначно определить отношения, в которые стороны вступают при совершении операции.Наличие множества оснований в рекомендованной форме УПД не дает возможности исполнения требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в части однозначного определения содержания факта хозяйственной жизни, в том числе для идентификации возникающих налоговых последствий.

Поскольку первичный учетный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции, а в соответствии со статьей 38 Кодекса услуга реализуется и потребляется в процессе ее оказания, следовательно, к моменту передачи товаров оказанная по тому же основанию услуга должна быть уже потреблена заказчиком. В таком случае отражение в УПД одновременной отгрузки товаров и приемки-передачи сопутствующих услуг не будет нарушать требований действующего законодательства.При этом документ должен быть подписан представителями сторон, как уполномоченными на подписание счетов-фактур, так и уполномоченными на оформление факта хозяйственной жизни, выражающегося в передаче товаров с предварительным оказанием сопутствующей услуги (услуг), а также лицами, в компетенцию которых входит подписание юридически значимых документов о приемке-передаче оказанных (потребленных) услуг. Соответствующие компетенции с обеих сторон могут иметь как разные лица, так и лица, наделенные комплексом полномочий.

Действительныйгосударственный советникРоссийской Федерации2 классаД.В.ЕГОРОВ23.09.2016

Удачи Вам

Тут скорее всего вопрос — какправильно сформулировать название услуги, чтобы у налоговой не возникло вопросов при проверке.

Аркадий

Аркадий, добрый вечер!

Вы указали, что 

Мы — организация на ОСНО,занимаемся телефонией. 

В связи с этим рекомендовал бы  возможно наименовать договор абонентским, а также в предмете договора прописывать именно его условия. 

Согласно ч.1 ст. 429.4 ГК РФ

ГК РФ Статья 429.4. Договор с исполнением по требованию (абонентский договор)

1. Договором с исполнением по требованию (абонентским договором) признается договор, предусматривающий внесение одной из сторон (абонентом) определенных, в том числе периодических, платежей или иного предоставления за право требовать от другой стороны (исполнителя) предоставления предусмотренного договором исполнения в затребованных количестве или объеме либо на иных условиях, определяемых абонентом.

Как можете заметить, что существенным условием договора является, что предоставляется  право требовать в затребованных количестве или объеме либо на иных условиях, определяемых абонентом.

Т.е. как раз в УПД можно прописать, что предоставили право по такому-то тарифу или набору услуг, и все.  На мой взгляд, что это сравнимо с покупкой лицензии, ведь там же также право предоставляется.  Лицензию купили, документы составили. 

У Вас возникает вопрос относительно платежей. Ведь они могут быть разные, а там якобы предусматривается периодичность вроде как бы одинаковых платежей. 

В данном случае следует возразить, поскольку как раз в ч.2  указанной статьи написано:

2. Абонент обязанвносить платежи  или  предоставлять иное исполнение по абонентскому договору независимо от того, было ли затребовано им соответствующее исполнение от исполнителя, если иное не предусмотрено законом или договором.

т.е.по идее сумма может меняться, но для ФНС и для клиентов, всё равно нужно будет расписывать четкий прайс/прейскурант/список цен и тарифов, чтобы определить цену договора. Иначе вопросы будут возникать. 

+для Вас безусловно полезным будет такое отражение, поскольку абонент будет обязан платить плату незавимо затребовал он услуги или нет.  В этом и вся суть этого договора. 

Относительно же самого УПД, то  думаю для оптимизации взаимодействия необходимо переходить на электронный обмен + в оферте прописывать возможность использования электронной переписки как по каналам эл. почты, так и в личном кабинете.   

+ технически думаю не составляет труда, либо автоматически формировать и выставлять УПД или по требованию клиента  отдельной кнопкой. 

Если  у Вас возникли дополнительные вопросы, напишите. Готов на них ответить!

С уважением, юрист Дмитрий.

Здравствуйте!

Добавлю  свой  ответ  по  этому  вопросу.

Так как у нас тысячи клиентов, то чисто физически очень сложно выставлять акты (УПД) в конце каждого месяца (приходится отправлять тысячи писем).

   Поскольку УПД можно оформлять как в бумажном, так и в электронном  виде, то  в  этом случае,  Вам надо  авотоматизировать процесс  выставления УПД. Если нужно будет откорректировать информацию в уже зарегистрированном документе, составляется исправление. Рекомендованная форма УПД и исправления к нему утверждены письмом ФНС РФ № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 г. Электронная форма УПД введена в действие с 01.07.2017 года Приказом ФНС №ММВ-7-15/155@ от 24.03.2016 г.

Руководствоваться  надо  этим  документом

Приказ ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@
«Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме»
(Зарегистрировано в Минюсте России 21.04.2016 N 41888)

                         (Извлечение)

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
 
1. Настоящий формат описывает требования к XML файлам передачи по телекоммуникационным каналам связи (далее — файл обмена) электронного счета-фактуры и первичного документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость и (или) при оформлении фактов хозяйственной жизни (далее — счет-фактура с дополнительной информацией).
2. Счет-фактура с дополнительной информацией с функцией счета-фактуры, используемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, представляет собой файл обмена счета-фактуры (информации продавца), содержащий сведения, предусмотренные для счетов-фактур статьей 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) и постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 3, ст. 417; 2014, N 50, ст. 7071) (далее — Постановление N 1137). Файл подписывается созданной в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2016, N 1, ст. 65) (далее — Закон N 63-ФЗ) усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур.

Ну  и  естественно,  этот  УПД  должен  соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Как бы нам правильно составить договор и счет (да и вообще переименовать услугу), чтобы мы могли выставлять УПД сразу в момент оплаты?

Для  этого  надо  внести соотвествующие  условия  в договор, то есть конкретно  прописать  эти  условия  о  том,  что УПД  выставляется  в  момент  оплаты  посредством  электронной  связи.  Вид  услуг  у  Вас  телефония.  Согласно  

Постановление Правительства РФ от 09.12.2014 N 1342
(ред. от 03.11.2018)
«О порядке оказания услуг телефонной связи»
(вместе с «Правилами оказания услуг телефонной связи»)

Форма и порядок расчетов за оказанные услуги
телефонной связи
 
29. Оплата услуг телефонной связи осуществляется в форме наличных и безналичных расчетов.
Оплата услуг телефонной связи может производиться посредством авансового платежа, отложенного платежа на срок расчетного периода либо сочетанием указанных видов платежей.

При оплате услуг телефонной связи посредством авансового платежа услуги оказываются в объеме внесенных абонентом денежных средств.
В случае исчерпания аванса оказание услуг телефонной связи приостанавливается без предварительного уведомления абонента, если договором не предусмотрено применение перехода с авансового платежа на отложенный платеж.
При оплате услуг телефонной связи посредством отложенного платежа оказанные услуги телефонной связи оплачиваются по окончании расчетного периода.
Вид платежей за услуги телефонной связи и порядок их осуществления определяются договором, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

    Если  по  этой  общей  консультации   у  Вас  есть  уточняющие  вопросы, задавайте  их, отвечу  в  продолжение  консультации.