Финансовый отдел требует привезти деньги, которые с их слов они переплатили за поднаем жилья

Здравствуйте ! Сложились с такой ситуацией: снимали поднаем квартиру (с апреля по ноябрь) официально по договору. Компенсацию получили не сразу. Только после предоставления служебной квартиры (ноябрь). Уведомили нас о том, что мы получили служебную квартиру 31 октября. Договор мы заключили уже в первые числа ноября, и соответственно, заехали тоже в начале ноября. При подписании договора найма (служебная квартира) сказали не ставить даты, и вследствие не дали копии договора и актов. В ноябре месяце нам было перечислено 40 тысяч как за поднаем квартиры, которому мы снимали у физ. лица (с апреля по ноябрь , т.е за 4 месяца ). Сейчас финотдел нам предъявил, что мы обязаны вернуть эти 40 000, и вообще квартира нам выделена была 30 сентября. Подскажите, пожалуйста, насколько правомерны их действия и как поступить в данной ситуации.