Расчет расхода топлива в путевых листах

Здравствуйте.

Тахограф — это техническое средство контроля, обеспечивающее непрерывную регистрацию информации о скорости и маршруте движения автомашины, режиме труда и отдыха водителей (ст. 20 Закона № 196-ФЗ). Эти сведения нельзя подкорректировать. То есть, при расхождении со спидометром, достоверными сведениями будут являться показатели тахографа. Кроме того, нередко в связи с конструкцией автомобиля присутствует погрешность спидометра. Таким образом, расхождение допустимо, но использоваться должна информация по тахографу.

При наличии тахографа особенностей ведения учета ГСМ законодательством не предусмотрено. Главным значением является, каким способом приобретается ГСМ.

Оксана, здравствуйте!

На сколько я понимаю, Вы озадачились применением Распоряжения Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-Р «О введении в действие методических рекомендаций „Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте“. В данном распоряжении Минтранса ключевое слово — РЕКОМЕНДАЦИИ. Вы в праве их придерживаться, но не обязаны соблюдать. Если у Вас автомобили в течение рейса могут кататься по мегаполисам, трассам и деревням — Вы просто не сможете использовать рекомендации Минтранса для учета ГСМ (водитель больше будет вносить данные в путевой лист, высчитывая километраж, чем управлять автомобилем). 

Предприятие само может принимать решение о способе учета ГСМ, главное — документальное подтверждение расходов. 

Вот выдержка из письма Минфина России от 27 января 2014 г. N 03-03-06/1/2875

На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). При этом Кодексом не предусмотрено нормирование указанных расходов, а также не установлены правила определения обоснованности таких расходов

С полным текстом письма Минфина, излагающего свою позицию Вы можете ознакомиться по ссылке: http://base.garant.ru/70590634...

Здравствуйте, Оксана.

Теоретически, надо фиксировать сколько км по какому участку ехал автомобиль и применять соответственно коэффициенты.

Оксана

Но тем не менее так и нужно рассчитывать, как бы сложно это не было водителям. Свои нормы расхода, топлива, я так понимаю Вы уже приняли:

Издали приказ о нормах расхода топлива.

Оксана

В соответствии с ними и рассчитывайте по стандартным правилам заполнения путевого листа.

При этом имейте ввиду, что если Вы не транспортная компания, Вы вправе вместо путевых листов списывать расходы на ГСМ по иным документам — например, по топливным картам. 

При этом, если Ваш тахограф позволяет контролировать маршрут движения и расход топлива, то распечатка этих данных также может использоваться вместо путевых листов.

Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354

Организации, на которых положения Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения. При этом налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

По мнению Департамента, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.