Как правильно провести специальную оценку условий труда?

31 декабря заканчиваются пятилетние «каникулы», когда многим офисам не требовалась спецоценка. Если не успеть ее провести, компании грозит штраф до 80 тыс. руб. У кого заказать спецоценку, какие рабочие места оценивать и как результаты влияют на налоги и взносы, расскажем в нашем обзоре.

Какие рабочие места должны пройти спецоценку

В конце года истекает отсрочка. До этого момента спецоценку условий труда нужно сделать на всех рабочих местах независимо от степени их «вредности», будь то место директора, бухгалтера или секретаря. Исключение составляют надомники и дистанционные работники: на них спецоценка не распространяется. Свободные рабочие места оценивать не нужно.
В отношении рабочих мест, которые признаются аналогичными, достаточно провести спецоценку 20% таких мест (но не менее двух мест). На остальные рабочие места результаты будут распространяться автоматически.
Обратите внимание на два момента:
— если рабочее место находится не в собственном, а в арендованном офисе, спецоценку проводить все равно нужно. Закон исключений для этой ситуации не содержит;
— если ваша фирма до конца года переедет в другое место, не тратьтесь сейчас на спецоценку. Проведите спецоценку уже в новом офисе. Причем имейте в виду: у вас будет на это еще целый год.
Результаты спецоценки действуют пять лет. Однако если рабочие места включены в декларацию соответствия условий труда нормативам, на них спецоценку не нужно повторять, пока не произойдет несчастный случай на производстве, не выявится профзаболевание или трудовая инспекция не найдет нарушения охраны труда.

У кого заказать спецоценку

Найдите подходящую организацию в реестре на сайте Минтруда и подпишите с ней договор.

Как проводится спецоценка

Вкратце процедуру можно описать так:
— компания создает комиссию, которая утверждает перечень рабочих мест для оценки;
— эксперты нанятой организации исследуют условия труда на рабочих местах, приведенных в перечне, и готовят отчет;
— члены внутренней комиссии подписывают отчет. Спецоценка считается завершенной, когда председатель комиссии утвердит отчет. Значит, сделать это нужно не позже 31 декабря;
— работников знакомят с результатами спецоценки, а в инспекцию труда направляют декларацию по «безвредным» рабочим местам.
Подробнее о проведении спецоценки и оформлении ее результатов вы можете прочитать в нашем материале.

Как спецоценка влияет на налоги и взносы

Налог на прибыль. Расходы на спецоценку можно учесть в составе прочих расходов на дату составления акта приемки или иной первички, подтверждающей оказание услуг.
УСН. Минфин и ФНС считают, что при УСН затраты на спецоценку учесть нельзя.
Взносы на травматизм. Результаты спецоценки, которую компания проведет до конца года, нужно будет отразить в табл. 5 формы 4-ФСС за I квартал 2019 года.
Они пригодятся при расчете скидки к тарифу страховых взносов на 2020 год. Заявление на скидку нужно будет подать до 1 ноября 2019 года.
Взносы на пенсионное страхование. Спецоценка может повлиять на эти взносы только в том случае, если профессия работника дает право на досрочную пенсию. Доптариф применяется, если установлены вредные или опасные условия труда.

Какие штрафы грозят за отсутствие спецоценки

Штрафы составляют:
— для компании — от 60 тыс. до 80 тыс. руб.;
— для директора компании или ИП — от 5 тыс. до 10 тыс. руб.
Из разъяснений Роструда следует: максимальный размер штрафа не зависит от того, сколько рабочих мест не прошли спецоценку. 10 их или 100 — компания заплатит не более 80 тыс. руб. В судебной практике такой подход тоже отражен.
Вместо штрафа могут вынести предупреждение, но это маловероятно.