Здравствуйте, Андрей!
Дело в том, что если периоды оплаты согласованы в соответствии с договором или иным достигнутым соглашением (например, путем обмена электронными письмами), то и согласовать с поставщиком новый порядок также нужно обоюдно в силу ст. 452 ГК РФ
Соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор, если из закона, иных правовых актов, договора или обычаев не вытекает иное.
В связи с чем, если у Вас с поставщиком был договор, то необходимо также подписать к нему допсоглашение, поскольку, если согласия поставщика на рассрочку платежа не будет, то у него в любом случае имеются основания для взыскания с Вас неустойки по договору или по закону.
Что касается содержания письма, то оно также будет зависеть от того, как были урегулированы Ваши отношения. Примерно следующее содержание: В шапке указать кому и от кого. Далее — Настоящим уведомляю Вас о том, что оплата поставленного товара в первоначально установленные сроки не может быть осуществлена ввиду временных финансовых трудностей, в связи с чем прошу согласовать следующие периоды рассрочки платежа: указать периоды. Если есть необходимость, то приложить допсоглашение к договору. Дата, подпись и направить заказным письмом поставщику.
Либо направьте им гарантийное письмо, в котором также изложите все нюансы и укажите срок погашения задолженности