Здравствуйте, Ярослав.
Существует ряд принципиальных отличий между трудовыми договорами и договорами гражданско-правового характера.
Если Вы заключите с физ. лицом договор гражданско-правового характера, например, подряда или возмездного оказания услуг, то
— взносы в ФСС на ВНиМ платить не надо. Взносы на травматизм начисляете, только если это прямо предусмотрено договором подряда (пп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).
— взносы на ОПС и ОМС начисляете на дату подписания акта (Письмо Минфина от 21.07.2017 N 03-04-06/46733).
— удерживайте при каждой выплате — и с аванса, и с вознаграждения за уже выполненную работу (Письмо Минфина от 21.07.2017 N 03-04-06/46733). Следует иметь в виду, что в большинстве случаев Вам нужно удерживать НДФЛ с выплат физ. лицам по гражданско-правовым договорам (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Однако есть несколько исключений. Не нужно удерживать НДФЛ:
1) с выплат по ГПД с индивидуальными предпринимателями или физ. лицами, которые занимаются частной практикой (например, с нотариусами или адвокатами, учредившими адвокатские кабинеты). Они исчисляют и уплачивают НДФЛ сами (п. 2 ст. 226, пп. 1, 2 п. 1, п. 2 ст. 227 НК РФ);
2) с выплат физ. лицам по договорам купли-продажи. В этих случаях физ. лица тоже сами должны уплатить налог (п. 2 ст. 226, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ);
3) при передаче физ. лицу имущества или денежных средств, если у него не возникает от этого экономической выгоды. Например, вы выдали физ. лицу деньги под отчет для покупки товаров для организации. Деньги были выданы в интересах организации, поэтому у физ. лица нет экономической выгоды, а значит, нет и дохода, который облагался бы НДФЛ. Это следует из п. 1 ст. 41 НК РФ.
— по заявлению физ. лица вы можете предоставить профессиональный вычет (п. 2 ст. 221 НК РФ).
В то же время существует сложившаяся судебная практика признания договоров ГПХ трудовыми.
Чтобы договоры с физ. лицом не были признаны трудовыми со всеми вытекающими последствиями, необходимо исключить все условия, которые могут привести к такой переквалификации. С учетом позиции Верховного суда переквалификация возможна в случае, если в договоре:
— предусмотрено систематическое оказание услуг с их регулярной оплатой в одни и те же даты каждого месяца;
— есть четкое указание на специальности и профессии, а также на конкретный вид поручаемой работнику работы;
— установлено привлечение исполнителей к материальной ответственности за недостачу вверенного им имущества, а также за ущерб, возникший у заказчика в результате возмещения им ущерба иными лицами;
— отмечено, что формирование вознаграждения связано с фактически отработанными днями, а не с объемом выполнения или оказания конкретной работы или услуги;
— указано наличие обязательного графика работы.
Кроме того, в договорах подряда или возмездного оказания услуг следует определять стороны так, как это предусмотрено ГК РФ: исполнитель или подрядчик и заказчик (п. 1 ст. 702, п. 1 ст. 779 ГК РФ). При этом стоит избегать терминов, характерных для трудовых договоров («должность», «профессия», «дата начала работы», «место работы», «испытательный срок», «заработная плата»).