В Вашем случае необходимо больше подробностей: какая вы организация, какой вид деятельности осуществляете, что планируете делать и вообще на основании чего вы пользуетесь пунктом 46 часть 1 статьи 93 Федерального закона №44-ФЗ. Эти нюансы нужны для подробного ответа. Очень скудная информация. Отчетным документом при покупке, например, дверного замка, являются стандартные бухгалтерские документы: кассовый, товарный чек, счета-фактуры, товарные накладные, сертификаты.
В силу изменений, внесенных Федеральным законом от 04.06.2014 N 140-ФЗ, при заключении контракта до 100 000 рублей более не требуется предоставление обоснования о невозможности или нецелесообразности использования иных способов определения поставщика, обоснование и расчет НМЦ, а исполнение договора осуществляется в общем порядке.
Вместе с тем, в соответствии с ч. 1 ст. 73 БК РФ получатели бюджетных средств обязаны вести реестры закупок, осуществленных без заключения государственных или муниципальных контрактов.
В рамках ч. 2. ст. 73 БК РФ реестры закупок, осуществленных без заключения государственных или муниципальных контрактов, должны содержать следующие сведения:
— краткое наименование закупаемых товаров, работ и услуг;
— наименование и местонахождение поставщиков, подрядчиков и исполнителей услуг;
— цена и дата закупки.
Следовательно, заказчик должен вести внутренний реестр закупок по контрактам до 100 000 и 400 000 рублей.
Наша организация использует денежные средства выделяемые на оперативно-розыскную деятельность. Соответственно и наша деятельность определяется Федеральным законом №144-ФЗ. Есть перечень товаров, работ, услуг и т.д. утвержденные руководителем федерального органа.
Отчетный документ при приобретении даже дверного замка в любом случае нужен. Вы же понимаете, что за деньги нужно отчитываться. Соответственно, как указывалось выше отчетными документами могут быть: кассовый, товарный чек, счета-фактуры, товарные накладные, сертификаты.