Как доказать отправку уведомления работнику о необходимости забрать трудовую книжку?

Здравствуйте Виктория!

В данном случае нужно доказать именно факт отправки и получения данного уведомления работником, через журнал это недоказуемо, по этому отправляйте заказное письмо у с уведомлением о вручении с описью вложения. Кроме того, в ТК РФ сказано, что такое уведомление именно направляется.

9. Если в последний день службы в органах внутренних дел сотрудником органов внутренних дел не получена на руки трудовая книжка по причинам, не зависящим от действий уполномоченного руководителя, сотруднику направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте. Со дня направления указанного уведомления уполномоченный руководитель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Виктория, добрый день.

может ли эта запись быть доказательством отправки письма сотруднику?
Виктория

Объективно может, но далеко не всегда суды принимают ее во внимание при вынесении решения, полагая, что отправка корреспонденции таким образом не доказана и свидетельствовать об отправке и вложении в почтовое отправление могут только оформленные почтовые уведомления и опись вложения.

Поскольку представить на обозрение суда Вы данные документы ен сможете, Вам стоит исходить из того, что имеете. Дополнительно можно подготовить еще реестр отправялемой корреспонденции, почтовая квитанция об отправке письма (если она сохарнилась). Если имеется идентификатор почтового отправления, то по нему через функционал отслеживания почтовых отправлений можно проследить его получение. Но еще раз повторюсь далеко не всегда суд примет все это во внимание в качестве доказательств отправки уведомления.

Здравствуйте, Виктория!

В дополнение к ответам коллег еще дам ссылку на полезную статью «ПЕРЕДАЕМ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ УВОЛЕННОМУ РАБОТНИКУ»

http://garant-rostovdon.ru/articles/as300513/

С Уважением, Олег Рябинин.

Здравствуйте, полагаю, что нет, работник может в случае спора в суде ссылаться на факт неполучения письма.Рекомендую, если работник не будет получать письмо позвонить ему зафиксировав телефонный разговор. В случае неявки уволившегося сотрудника за своей книжкой, в течение трех рабочих дней после увольнения составьте уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, но имеет статус документа. Оно содержит: Фамилию и инициалы лица, которому адресовано. Оповещение о том, что он уволен с указанием даты. Сообщение, что он должен был забрать ТК, но не сделал этого. Требование забрать документ незамедлительно. Предложение выслать документ почтой, для чего необходим письменный запрос владельца ТК.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Уважаемая Виктория!

Хотя ТК РФ не указано, КАКИМ именно способом следует уведомлять работника, в случае возникновения конфликтной ситуации никогда не будет лишним подстраховаться и запастись неопровержимыми доказательствами направления уведомления работнику. Это может быть копия телеграммы с отметкой почтового отделения, либо ценное письмо с описью вложения.

Опись вложения – это документ, который вкладывается в
почтовое отправление и содержит наименование, количество и стоимость
отправляемых предметов. Опись вложения используют при отправке ценных
писем, посылок, бандеролей. Данный документ должен быть завизирован
штампом почтового отделения перед запечатыванием почтового отправления.
Бланк описи вложения имеет типовую форму 107. В заказное письмо опись не вкладывается.

работник может в случае спора в суде ссылаться на факт неполучения письма
Карпов Александр

Работодатель должен доказать факт направления уведомления. Работник может что угодно отрицать.

ТК РФ, Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора

…
В случае, когда в день прекращения трудового
договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его
отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить
работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо
дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного
уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку
выдачи трудовой книжки.

Виктория, я соглашусь с Людмилой, работодатель обязан доказать только факт направления уведомления, а не его получение работником, исходя из формулировки ст. 84.1 Трудового кодекса. Это уже работник в случае наличия трудового спора в суде может утверждать и доказывать факт неполучения им уведомления.

По поводу отправки письма заказным через Почту России с уведомлением или без уведомления: квитанция при отправке у Вас останется, Вы только не получите подтверждение получения работником письма. Запись из журнала исходящей корреспонденции в суде в качестве доказательства будет подвергнута очень критичному отношению, так как у Вас как работодателя имеется возможность внесения различных изменений в журнал (так как он — часть внутреннего документооборота компании).

Способы отправки уведомлений работнику могут быть различны, но при этом, исходя из судебной практики, не признается надлежащим уведомление путем телефонограмм (телефонных звонков): Московский городской суд признал неправомерным уведомление работницы о необходимости получить трудовую книжку телефонограммами, поскольку способ их оформления не позволяет проверить достоверность содержащихся сведений, что противоречит ст. 71 ГПК РФ (Определение от 07.10.2010 по делу N 33-31515). (Пишу для общей информации, понимаю, что это не описанный Вами случай).

Резюмируя вышесказанное, если у Вас есть опасения, что со стороны данного работника могут быть проблемы после увольнения (обращения в суд, труд.инспекцию и т.п.), лучше себя обезопасить и направить письмо почтой, заказным письмом с уведомлением, направление в таком порядке будет служить достаточным доказательством отправки уведомления.