Добрый вечер! Сейчас работник самостоятельно принимает решение о выходе на пенсию. За один месяц до даты наступления пенсионного возраста ( женщины — 55 лет, мужчины — 60 лет, а иные сроки установлены законодательными актами -это так называемые льготники, работающие во вредных и опасных условия...). Работник сам идет в Пенсионный отдел по месту жительства, пишет там заявление на оформление пенсии. Сотрудник ПФ, если требуется говорит, какие необходимо еще принести подтверждающие документы для этого. Никто ( ни ПФ, ни кадры) кроме самого работника не должен и не может собирать документы ( например, делать запросы куда-то для подтверждения стажа). На работе могут подготовить копию трудовой книжки, копии иных документов, которые необходимо работнику, сделать недостающие выписки из приказов, если эти приказы еще хранятся в архиве вашей организации. Подсказать адрес и телефон ведомственного архива, если документы уже сданы. Но никаких запросов или собирания документов за работника не должны и не обязаны делать!