Добрый день!
По факту между физическим лицом и российской компанией имел место договор поручения, поэтому оплату затрат поверенного можно совершить в рамках договора.
«Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 23.05.2016)ГК РФ
Статья 971. Договор поручения
1. По договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя.
2. Договор поручения может быть заключен с указанием срока, в течение которого поверенный вправе действовать от имени доверителя, или без такого указания.
Статья 975. Обязанности доверителя
1. Доверитель обязан выдать поверенному доверенность (доверенности) на совершение юридических действий, предусмотренных договором поручения, за исключением случаев, предусмотренных абзацем вторым пункта 1 статьи 182 настоящего Кодекса.
2. Доверитель обязан, если иное не предусмотрено договором:
возмещать поверенному понесенные издержки;
обеспечивать поверенного средствами, необходимыми для исполнения поручения.
3. Доверитель обязан без промедления принять от поверенного все исполненное им в соответствии с договором поручения.
4. Доверитель обязан уплатить поверенному вознаграждение, если в соответствии со статьей 972 настоящего Кодекса договор поручения является возмездным.
У нас УСН - 6%.
Скажите, разве выплаты, возмещающие расходы сотрудников облагаются НДФЛ?
Могут не облагаться. Но для этого нужно чтобы было подтверждение того, что он понес эти расходы для вас. А это должно подтверждаться агентским договором.