Добрый день, Анна.
Уточните, пожалуйста, вы — поставщик и ваш товар не принимает заказчик?!
Если это так, то уточните, как именно вы доставляете товар — своими силами (в подтверждением попытки доставки может служить путевой лист вашего водителя, пропуск на территорию заказчика и т.п.) или пользуетесь услугами транспортных компаний, курьеров (здесь подтвердить отказ проще, т.к. у вас есть договор с такой ТК, и она в свою очередь надлежащим образом оформляет поездки своих курьеров).
После того, как вы обеспечите подтверждение вашей попытки доставить товар, пишите претензию с указанием всех обстоятельств. При это ссылайтесь на часть 1 ст. 513 ГК и пункты контракта в которых прописан порядок доставки и приемки товара.
Относительно оформления отказа от приемки.
Заказчик, как написал мой коллега выше, обязан принять ваш товар! А затем, если его не устраивает качество/количество, составить Акт по форме ТОРГ-2, где и укажет чем ему не угодил ваш товар, и претензию в произвольной форме с требованием о надлежащем исполнении обязательств по поставке товара и указанием сроков устранения недостатков по этой поставке.
С точки зрения практики, более удобно, конечно, заменить товар ненадлежащего качества без препирательств с заказчиком, потому что:
а) деньги за такой товар заказчик не заплатить все равно, даже по суду. Тем более, что вы сами признаете ненадлежащее качество.
б) даже если Заказчик примет товар и какое-то время будет хранить у себя, то вам все равно придется его забирать либо обменивать на товар надлежащего качества, а это дополнительные затраты на логистику.
в) вы можете разозлить заказчика и он расторгнет с вами контракт с применением к вам штрафных санкций (пострадает ваше обеспечение) и направлением сведений о вас для внесения в РНП (пострадает ваша репутация и возможность участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ).