Как написать служебную записку на имя руководителя предприятия. Дело в том, что в табеле учета использования рабочего времени идут ошибки по причине сотрудников предприятия. Я просто устала переписывать табель, почему, потому что сотрудник, находясь в отпуске оформляет больничный, а у меня в табеле идет отпуск, меня во время об этом не предупреждают. Помогите пожалуйста, как правильно написать служебную.
Здравствуйте
докладная пишется в произвольной форме, вот тоже что вы и указали в вопросе то и пишите в докладной, только это вас не спасет если вы сами составляете табель учета, так как информация по любому доходит до вас и вы табелируете.
И приказом не заставишь работников доводить достоверную до вас информацию.
У работников должно быть чувство уважения к вашей работе и ответственности, чего не всегда бывает у них
с уважегнеим к ВАМ
Добрый день,
во-первых, вопрос кто в организации у Вас ответственный за ведение табеля, кто ставит подпись в соответствующей графе в табеле;
во-вторых, если Вашей подписи в табеле нет, Вы его просто проверяете, то к Вам какие вопросы;
в-третьих, издайте приказ в произвольной форме, в котором укажите, кто по каждому структурному подразделению ответственный за ведение табеля или предоставления данных для табеля (если все-таки ответственная Вы) и одним из пунктов указанного приказа установите сроки предоставления данных и их ответственность;
в-четвертых, издайте приказ, опять же в произвольной форме, он может быть дополнением к Правилам внутреннего трудового распорядка, об обязанности работника, находящегося временно нетрудоспособным информировать об этом факте работодателя.
Со всеми приказами ознакомьте работников. Это поможет немного дисциплинировать работников и с Вас снимится ответственность.
Опять же все это не отменяет написание Вами служебной записки. Вы изложите в ней все как есть сейчас и в конце её Вы можете написать «Прошу Ваших дальнейших указаний.» (и в принципе это должны быть действия описанные выше), или так в конце так и напишите, что для упорядочивания ведения табеля учета рабочего времени предлагаю:
1.-----------
2.-----------
3.----------
Служебная записка
Генеральному директору
ООО «________________»
[ФИО директора]
от [ваша должность]
[ваши ФИО]
О систематическом нарушении порядка информирования
о временной нетрудоспособности в период отпуска
Довожу до Вашего сведения, что в процессе ведения табеля учета рабочего времени систематически возникают ошибки, связанные с некорректным информированием сотрудников отдела кадров о наступлении временной нетрудоспособности в период нахождения в отпуске.
В частности, сотрудники предприятия, находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске, оформляют листки нетрудоспособности, не уведомляя об этом своевременно отдел кадров. В результате в табеле учета рабочего времени сохраняется отметка об отпуске, что приводит к:
необходимости многократной корректировки документации;
дополнительным временным затратам сотрудников отдела кадров;
возможным ошибкам в расчете заработной платы.
В целях оптимизации рабочего процесса и исключения подобных ситуаций в дальнейшем прошу:
Разработать и утвердить регламент информирования сотрудников отдела кадров о наступлении временной нетрудоспособности в период отпуска.
Довести до сведения всех работников предприятия порядок действий при получении листка нетрудоспособности во время отпуска.
Установить ответственность за несвоевременное информирование отдела кадров.
[Дата]
[Подпись]
[Расшифровка подписи]
Приложения:
Копии некорректно заполненных табелей учета рабочего времени
Примеры листков нетрудоспособности, полученных в период отпуска
Сама по себе служебная записка не снимает с вас ответственность за ведение табеля, но она выполняет важные функции:
Фиксация проблемы — документальное подтверждение существующих сложностей в работе
Информирование руководства о системных ошибках в работе предприятия
Предложение решений по оптимизации процесса
Чтобы максимально обезопасить себя, нужно:
Убедиться, что ваши обязанности по ведению табеля четко прописаны в должностной инструкции
Получить утвержденный регламент информирования о больничных в отпуске
Добиться внедрения системы уведомлений от сотрудников
Получить подписанные документы о том, что сотрудники ознакомлены с новым порядком
Служебная записка поможет:
Сдвинуть часть ответственности на сотрудников, не информирующих о больничных
Получить поддержку руководства в решении проблемы
Ввести четкие правила взаимодействия
Создать основу для изменения внутренних процедур
Однако прямая ответственность за корректность табеля останется на вас, так как это ваша прямая обязанность по трудовому договору/должностной инструкции.
Рекомендуется после получения ответа на служебную записку:
Проконтролировать внедрение новых правил
Получить документальное подтверждение изменений
Информировать сотрудников о новых процедурах
Вести учет случаев несвоевременного информирования
