Требование банковской выписке при отчете за командировку

Уточните, а приказ на командировку был? Командировочные выплачивались?

Здравствуйте!

Согласно Письму Минфина России № 03-03-06/1/764 от 19 ноября 2009 г.,

… в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:
…
— о найме жилого помещения;
— о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
— об иных расходах, связанных с командировкой.
Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, т.е. составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях — должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом согласно Постановлению Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускается.

Аналогично определено и в Письме Минфина России № 03-03-05/169 от 14 сентября 2009 г., Письме ФНС России № МН-22-3/890 от 25 ноября 2009 г.

Ни о какой выписки о движении денег по счету из банка не требуется. это абсолютно лишнее. Работодатель перегибает палку.

Доброго времени Алексей!

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 29.07.2015)
«Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе
с «Положением об особенностях направления работников в служебные
командировки») {КонсультантПлюс}

В случае проезда
работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования
и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте,
находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по
доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из
командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих
использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и
обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия
проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке
работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте
командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания
подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим
заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования,
содержащим сведения, предусмотренные Правилами
предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными
постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 г. N 490
«Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской
Федерации».

При отсутствии
проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных
документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по
месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте
командирования работником представляются служебная записка и (или) иной
документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий
подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного
лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места
командировки).

(п. 7 в ред. Постановления
Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о служебных командировках).

Поскольку в силу абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ работнику должны быть возмещены все расходы в связи с командировкой, произведенные им с ведома или разрешения работодателя, перечень подтверждающих документов не является закрытым. Например, такими документами могут быть счета.

Вывод: Если нету других документов подтверждающих Ваши расходы то требования работодателя вполне правомерны.

Здравствуйте, Алексей!

В соответствии с ТК РФ в каждой организации должен быть локальный нормативный акт, который определяет порядок направления работников в командировки, порядок оплаты и иные мероприятия. По этому для дачи наиболее полного ответа на Ваш вопрос нужно увидеть сам локальный акт действующий в Вашей организации. Вместе с тем Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
«Об особенностях направления работников в служебные командировки»
утвержден общий порядок направления в командировки. Локальные правовые акты не должны противоречить этому акту. В частности в нем сказано:

7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 г. N 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации». При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Что касается командировочных расходов то в положении сказано

26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней: авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

По этому требования работодателя для списания с вас подотчетных средств являются правомерны.

По этому вопросу есть 2 письме Минфина. Предоставление банковских выписок не предусматривают, а требовать предоставления персональных данных без Вашего согласия работодатель не вправе, в т.ч. и в случае содержания их в выписках.

Статья 13.11. Нарушение установленного законом порядка сбора,
хранения, использования или распространения информации о гражданах
(персональных данных)
Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения,
использования или распространения информации о гражданах (персональных данных)
— влечет предупреждение или наложение административного штрафа на
граждан в размере от трехсот до пятисот рублей; на должностных лиц — от пятисот
до одной тысячи рублей; на юридических лиц — от пяти тысяч до десяти тысяч
рублей.
(в ред. Федерального закона
от 22.06.2007 N 116-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ
(ред. от 04.06.2014)
«О персональных данных»
Статья 9.
Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных
(в ред.
Федерального закона от 25.07.2011 N 261-ФЗ)
(см. текст в
предыдущей редакции)
1. Субъект
персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных
и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе.
Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным,
информированным и сознательным. Согласие на обработку персональных данных может
быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой
позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено
федеральным законом. В случае получения согласия на обработку персональных
данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного
представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных
проверяются оператором.

2. Согласие на
обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных
данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку
персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных
без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в
пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11
настоящего Федерального закона.

При этом в 1 случае

если авиабилет приобретен в бездокументарной
форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими
расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются
сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных
перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном
носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон,
подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете
маршруту.
Учитывая, что посадочный талон выдается
авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для
подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его
представителем, по мнению Департамента, может быть принята в качестве
документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, для целей
налогообложения.

Что касается расходов на гостиницу, то вправе получить в гостинице документ с датами пребывания и указанием того, как были оплачены услуги.

МИНИСТЕРСТВО
ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 7 июня 2013 г. N 03-03-07/21187
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и по
вопросу, относящемуся к своей компетенции, сообщает следующее.
Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс)
расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в
случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные)
налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка
которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные
документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской
Федерации.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для
осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно Приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении
формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской
авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной
квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления
воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для
осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных
денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения
контрольно-кассовой техники.
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный
билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение
авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная
автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок
маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в
которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет
подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
При этом на основании п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82
«Об утверждении Федеральных авиационных правил „Общие правила
воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров,
грузоотправителей, грузополучателей“ при регистрации на рейс пассажиру
выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира,
номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на
посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости
в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.
Учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери
справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная
авиаперевозчиком или его представителем, по мнению Департамента, может быть
принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному
авиаперелету, для целей налогообложения.
Пунктом 2 Приказа Министерства транспорта Российской Федерации от 21.08.2012 N
322 „Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на
железнодорожном транспорте“ установлено, что контрольный купон
электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы
управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является
документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и
индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с
использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления
пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) оформляется и
направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети
пассажиру обязательно.
Учитывая изложенное, документом, подтверждающим для целей налогообложения
прибыли произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, может
служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка
из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на
железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по
информационно-телекоммуникационной сети.
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 10 марта 2015 г. N 33н
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ФАКТИЧЕСКИЙ СРОК
ПРЕБЫВАНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО
ГРАЖДАНСКОГО
СЛУЖАЩЕГО В СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКЕ ПРИ
ОТСУТСТВИИ
ПРОЕЗДНЫХ ДОКУМЕНТОВ (БИЛЕТОВ)
В целях
реализации абзаца второго пункта 9 порядка и условий командирования федеральных
государственных гражданских служащих, утвержденных Указом Президента Российской
Федерации от 18 июля 2005 г. N 813 (Собрание законодательства Российской
Федерации, 2005, N 30, ст. 3134; 2007, N 50, ст. 6255; 2013, N 3, ст. 179;
2014, N 50, ст. 7050), приказываю:
Утвердить
прилагаемый Перечень документов, подтверждающих фактический срок пребывания
федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке
при отсутствии проездных документов (билетов).
Министр
А.Г.СИЛУАНОВ
Утвержден
приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 10 марта 2015 г. N 33н
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ФАКТИЧЕСКИЙ СРОК
ПРЕБЫВАНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО
ГРАЖДАНСКОГО
СЛУЖАЩЕГО В СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКЕ ПРИ
ОТСУТСТВИИ
ПРОЕЗДНЫХ ДОКУМЕНТОВ (БИЛЕТОВ)
При отсутствии проездных
документов (билетов) фактический срок пребывания федерального государственного
гражданского служащего (далее — гражданского служащего) в служебной
командировке определяется по следующим документам:
1. Документы,
подтверждающие расходы по найму жилого помещения:
а) в случае
проживания гражданского служащего в гостинице: квитанция (талон) либо иной
подтверждающий заключение договора на оказание услуг по месту командирования
документ, содержащий сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных
услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства
Российской Федерации от 25 апреля 1997 г. N 490 (Собрание законодательства
Российской Федерации, 1997, N 18, ст. 2153; 1999, N 41, ст. 4923; 2000, N 39,
ст. 3871; 2005, N 7, ст. 560; 2011, N 42, ст. 5922; 2013, N 11, ст. 1132);
б) в случае
проживания гражданского служащего не в гостинице: первичные учетные документы,
сформированные в соответствии с законодательством Российской Федерации о
бухгалтерском учете и содержащие обязательные реквизиты, установленные
Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов
государственной власти (государственных органов), органов местного
самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных
академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной
приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2010 г. N 157н
(зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 30 декабря 2010
г., регистрационный номер 19452; Российская газета, 2011, 19 января) <*>
(далее — обязательные документы).
— <*> С
изменениями, внесенными приказами Министерства финансов Российской Федерации от
12 октября 2012 г. N 134н (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской
Федерации 10 декабря 2012 г., регистрационный номер 26060; Российская газета,
2012, 21 декабря) и от 29 августа 2014 г. N 89н (зарегистрирован в Министерстве
юстиции Российской Федерации 20 октября 2014 г., регистрационный номер 34361;
Российская газета, 2014, 5 ноября).
2. Документы,
подтверждающие расходы по проезду гражданского служащего к месту служебной
командировки и обратно к месту постоянной работы:
а) в случае
проезда на служебном транспорте: решение представителя нанимателя (руководителя
государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную
должность Российской Федерации) или уполномоченного им лица (далее — представитель нанимателя или уполномоченное им лицо) о направлении гражданского
служащего в служебную командировку на служебном транспорте и документы, подтверждающие использование
служебного транспорта (путевой лист, маршрутный лист, иные документы,
определяющие маршрут следования служебного транспорта);
б) в случае
проезда по решению представителя нанимателя или уполномоченного им лица на
личном транспорте гражданского служащего: решение представителя нанимателя или
уполномоченного им лица о направлении гражданского служащего в служебную
командировку на личном транспорте, служебная записка (справка, рапорт,
заявление и прочие) гражданского служащего (далее — служебная записка) о
фактическом сроке пребывания в месте командирования и документы, подтверждающие
использование личного транспорта (путевой лист, маршрутный лист, иные документы, определяющие маршрут
следования личного транспорта гражданского служащего, а также кассовые чеки,
квитанции, иные документы, подтверждающие произведенные по маршруту
следования гражданского служащего расходы).
3. При
отсутствии документов, указанных в пунктах 1 и 2 настоящего Перечня,
государственным служащим представляются служебная записка и (или) иной
документ, установленный в рамках
учетной политики федерального государственного органа, о фактическом
сроке пребывания гражданского служащего в служебной командировке, содержащие
обязательные реквизиты, а также отметку принимающей гражданского служащего стороны о датах прибытия и
убытия гражданского служащего к месту командирования и обратно.
Правила
предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации
(утв. постановлением
Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. N 490)
8. Договор
на предоставление услуг заключается при предъявлении потребителем паспорта или
военного билета, удостоверения личности, иного документа, оформленного в
установленном порядке и подтверждающего личность потребителя.
При
оформлении проживания в гостинице
исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий
заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:
наименование
исполнителя (для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество,
сведения о государственной регистрации);
фамилию,
имя, отчество потребителя;
сведения о
предоставляемом номере (месте в номере);
цену номера
(места в номере);
другие
необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Здравствуйте, Алексей. Для целей налогообложения распечатка вашего счета не нужна.

1. По авиабилетам. Согласно письму Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. N 03-03-06/1/4391:

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, является, по нашему мнению, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Таким образом, все необходимые документы у вас в наличии есть.

2. По гостинице, немного сложнее. Одного ваучера для признания расходов может быть недостаточно, лучше всего запросить от турфирмы акт оказанных услуг. Но, опять же, распечатка выписки с личного счета тут не требуется.

Согласно письму УФНС по г. Москва от 19 мая 2006 г. № 20-12/43886@

Таким образом, расходы на загранкомандировки производственного характера, подтвержденные приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировки, командировочными удостоверениями, служебными заданиями для направления в командировки и отчетами об их выполнении, авансовыми отчетами, авиабилетами, счетами турфирм, в которых расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, и актами выполненных работ, подписанными с турфирмами, ксерокопиями страниц загранпаспортов с отметками о пересечении границы, могут быть приняты в качестве первичных документов для целей налогового учета.

Добрый день Алексей! Согласно изменениям, а именно Постановления правительства от 29.12.2014 № 1595, согласно п.7. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.), следовательно Ваша бухгалтерия требует от Вас оправдательные документы, согласно внутреннего существующего положения о командировках. Вы можете предоставить служебную-пояснительную записку с имеющимися у Вас документами в бухгалтерию, на основании данных документов составить отчет. В бухгалтерии можете пояснить, что в следующий раз они должны пояснить какие-именно документы от Вас требуются и ознакомить Вас с положением о командировках.