Документооборот в интернет-бизнесе

Михаил, здравствуйте!

Нужно ли заключать договора, с кем именно и как именно?

Михиал

да, нужно. трудовые договора с работниками и договора оказания услуг/ выполнения работ с клиентами

Можно ли это делать без личных встреч с клиентам?

Михиал

да, путем размещения публичного договора на сайте

Можно ли это делать без личных встреч с сотрудниками?

Михиал

да. данные трудовые отношения регулируются гл.49.1 ТК РФ

Статья 312.1. Общие положения 

Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции
вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного
подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места,
территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии
использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между
работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-
телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».
Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной
работе. 

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов,
содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных настоящей главой. 

В случае, если настоящей главой предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или
лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами,
используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица,
поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными
законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. 

Каждая из сторон указанного
обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного
документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. 

В случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом работник должен быть ознакомлен в
письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами,
непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя,
уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с
ними путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником.
В случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом работник вправе или обязан обратиться к
работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию,
дистанционный работник может сделать это в форме электронного документа.
Для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному
страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник
направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами и иными
нормативными правовыми актами Российской Федерации, по почте заказным письмом с уведомлением.
При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий
документов, связанных с работой (статья 62 настоящего Кодекса), работодатель не позднее трех рабочих
дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте
заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа. 

ст. 312.1, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 31.12.2014)
{КонсультантПлюс}

порядок заключения трудового договора установлен

Статья 312.2. Особенности заключения и изменения условий трудового договора о дистанционной
работе 

2. Занятые на сайте специалисты — это однозначно мои «наемные сотрудники» и поэтому я должен быть их налоговым агентом и вычитать НДФЛ, или есть какой-то другой подход к этому вопросу (я бы хотел переводить им полную сумму вознаграждения — для меня и для них это проще)?

Михиал

Да, вы будете налоговым агентом и обязаны удерживать НДФЛ, в случае не возможности его удержать вы обязаны уведомить ФНС 

5. При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент
обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли
соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту
своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога. 

Форма сообщения о невозможности удержать налог и сумме налога и порядок его представления в
налоговый орган утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по
контролю и надзору в области налогов и сборов. 

ст. 226, «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от
29.12.2014) {КонсультантПлюс}

Если сотрудники — не резиденты Российской Федерации, меняет ли это что-то?

нет, так как их доход от деятельности на территории РФ

Добрый день.

1. Какие документы я должен вести для этого бизнеса? Нужно ли заключать договора, с кем именно и как именно? Можно ли это делать без личных встреч с клиентам? Можно ли это делать без личных встреч с сотрудниками?

Михиал

По поводу документов, то Вам достаточно просто быть зарегистрированным в качестве ИП, что уже сделано. Получать какие-либо лицензии не требуется, достаточно только регистрации.

Договоры да, нужны.

Нужен договор со специалистами, это может быть договор оказания информационных услуг, либо агентский договор, где Вы выступая как агент ищите для специалистом клиентов, но на мой взгляд первый вариант проще и будет понятнее для самих же специалистов.

Оформить этот договор можно просто в качестве оферты на сайте. То есть Вы размещаете оферту, а любой специалист, который зарегистрируется на сайте в качестве такового считается принявшим условия оферты.

То же самое с клиентами, отдельаон с каждым заключать договор не нужно, можно просто также разместить оферту оказания информационных услуг и каждый клиент, заказавший услугу будет считаться принявшим условия оферты.

При этом в обоих случаях каких-либо личных встреч, либо отправлений по почте делать не нужно.

2. Занятые на сайте специалисты — это однозначно мои «наемные сотрудники» и поэтому я должен быть их налоговым агентом и вычитать НДФЛ, или есть какой-то другой подход к этому вопросу (я бы хотел переводить им полную сумму вознаграждения — для меня и для них это проще)?

Михиал

Все верно. Как вариант как раз можно пойти по второму пути — оформить как агентский договор, где Вы агент, а специалисты принципалы и Вы действуете по их заданию. Юридически получится, что не Вы им вознаграждение платите, а они Вам, поэтому платить НДФЛ не нужно будет, но схема работы будет чуточку сложнее.

3. Если клиенты и сотрудники — не резиденты Российской Федерации, меняет ли это что-то? Можно ли принимать деньги в иностранной валюте? Высылать вознаграждение в иностранной валюте?

Михиал

Вознаграждение должно быть произведено в рублях, но не в иной валюте.

Что касается нерезидентов, то меняется ставка налога НДФЛ — 30%. 

4. Можно ли вместо расчетного счета использовать электронные деньги (webmoney, paypal и другие)? Нужно ли заявлять об этом в налоговую, открывать специальной счет в платежных системах как индивидуальный предприниматель (сейчас у меня там счета физ. лица)?

Михиал

Да, можно. Открывать специальный счет не обязательно.

С Уважением,
Васильев Дмитрий.

Михаил, хочу вам предложить немного упрощенную правовую конструкцию, которой пользуется сейчас большинство информационным интернет-сайтов.

Можно всю ситуацию повернуть так, что лично вы — просто создатель и хозяин интернет-сайта. На данном сайте организована возможность для одних пользователей (клиентов) получить платную информационную услугу. Для других пользователей (консультантов, обладающих нужными знаниями) организована возможность оказывать информационные услуги клиентам.

Лично вы как владелец сайта просто организуете площадку для их общения и взаимодействия, и не более того.

Ваши консультанты в данной ситуации — это не наемные работники. Это просто пользователи, которые зарегистрировались у вас на сайте и оказывают информационные услуги.

Такая конструкция снимает с вас почти всю ответственность. Вы организовали интернет-площадку для общения двух сторон (клиенты и консультанты), и берете с них КОМИССИЮ при производстве оплаты клиентами.

Т.е. клиент платит вам не за информационную услугу, а за работу сайта. И платит он получается даже не лично вам, а своему консультанту. А вы просто удерживаете свою комиссию.

Это снимает с вас практически ВСЮ ответственность. Ваши консультанты при такой схеме не являются вашими работниками. Вы не должны с ними заключать трудовых договоров, платить за них налоги и взносы в фонды, вы НЕ ОТВЕЧАЕТЕ ЗА ИХ ДЕЙСТВИЯ. Они отвечают за себя сами, в том числе за свои налоговые обязанности.

Для того, чтобы это заработало:

Вам необходимо на сайте разместить так называемое Лицензионное (пользовательское) соглашение. В нем подробно прописать те условия, про которые я говорю выше. И указать, что это соглашение является публичной ОФЕРТОЙ (это термин, обозначающий «предложение заключить договор») и прописать условие, что если пользователь начал пользоваться сайтом, то это означает, что он данную оферту принял.

Это полностью избавит вас от какой-либо бумажной волокиты и необходимости подписывать какие-либо документы с клиентами и работниками. Все просто — они начали работу — значит они приняли Соглашение. Гражданский Кодекс это прямо указывает как один из способов заключения Договоров.

Заказать разработку данного Соглашения вы можете, например, на этом сайте у любого юриста (в том числе у меня).

Еще важный момент: если вы ИП на 6% упрощенке, то вы должны платить 6% со ВСЕХ поступивших к вам средств. Но если вы используете вышеприведенную схему, то вы будете платить 6% только с тех средств, которые вы получите в качестве своей КОМИССИИ (которую нужно устанавливать в размере своей обычно получаемой прибыли). Только нужно грамотно организовать денежный поток и настроить интернет-приемники денег таким образом, чтобы к вам на счет попадала только комиссия. 

Можно ли вместо расчетного счета использовать электронные деньги (webmoney, paypal и другие)?

Михиал

Практически в каждом интернет-кошельке есть возможность привязать свой кошелек к своему настоящему расчетному счету в банке. Деньги будут попадать сначала на электронный кошелек, потом будут переводиться к вам на расчетный счет. 

Если вы хотите полностью легализоваться (например, для того, чтобы иметь возможность в банках брать кредиты на развитие бизнеса, или привлекать инвестиции), то это вполне подходящий вариант.

То есть делаете привязку к РЕАЛЬНОМУ расчетному счету, и дополнительно никого ни о чем уведомлять не нужно.

Если клиенты и сотрудники — не резиденты Российской Федерации, меняет ли это что-то

Михиал

Для вас лично это ничего не меняет в вышеприведенной схеме. 

А вот принимать платежи в валюте (при привязке счета в электронных деньгах к реальному счету) не стоит, т.к. вам придется работать по закону о валютном регулировании, открывать валютный счет и прочее. Это не смертельно конечно, но жизнь усложняет конкретно.

Надеюсь в целом картину осветил)